Relationen mellan IT och verksamhet är avgörande för att digitalisering ska lyckas. Ändå upplever många kommuner, regioner och myndigheter att samarbetet brister. Verksamheten tycker att IT inte förstår deras behov. IT menar att verksamheten inte respekterar krav på säkerhet, struktur och budget. Misslyckad samverkan leder till förseningar, dubbla kostnader och system som inte används som det var tänkt.
I den här artikeln går vi igenom varför samverkan mellan IT och verksamhet så ofta misslyckas, och hur offentlig sektor kan bygga fungerande modeller för styrning, prioritering och gemensamt ansvar.
Två språk – två världar
Grunden till problemen är att IT och verksamhet ofta talar olika språk. Verksamheten utgår från behov i vardagen: “vi behöver snabbare registrering av ärenden”, “vi vill att systemet ska vara enklare att använda”. IT utgår från krav på teknik, struktur och långsiktig förvaltning: “det kräver integration med befintligt system”, “det finns säkerhetsrisker”.
När dessa perspektiv krockar, utan en gemensam arena för dialog, blir resultatet frustration. Verksamheten upplever att IT bromsar utvecklingen, medan IT ser verksamheten som kravställare som inte förstår konsekvenserna.
Brist på gemensamma forum
Många organisationer saknar strukturerade forum där IT och verksamhet kan mötas på lika villkor. Beslut fattas antingen i renodlade IT-forum där verksamheten inte deltar, eller i verksamhetsledningar där IT inte får gehör. Utan gemensamma forum med tydligt mandat och beslutslogg blir prioriteringar otydliga och ansvarsfördelningen diffus.
Det leder till att projekt startas utan att IT är redo, eller att IT driver initiativ utan förankring i verksamheten. Båda vägarna leder till samma resultat: system som inte används fullt ut, och investeringar som inte ger avkastning.
När styrmodellerna inte hänger ihop
En annan orsak är bristande koppling mellan styrmodeller. Verksamheten styr ofta med budget, mål och lagkrav. IT styr med processer som ITIL, förvaltningsmodeller som pm3 eller projektmodeller. När dessa modeller inte möts blir det som att bygga ett hus där arkitekten ritar efter en standard och byggaren följer en annan.
Utan översättning och integrering blir resultatet parallella världar. Verksamheten tycker att IT:s processer är onödiga hinder, medan IT menar att verksamhetens krav är ogenomförbara.
Kultur och förtroende
Samverkan handlar också om kultur. I många organisationer finns en historik där IT setts som en “leverantör” och verksamheten som “beställare”. Det skapar en kund–leverantörslogik som inte fungerar när digitalisering kräver gemensam utveckling.
Förtroendet brister också när tidigare projekt misslyckats. Verksamheten minns systeminföranden som drog ut på tiden, medan IT minns beställningar utan realistiska krav. Utan tillit blir varje nytt initiativ färgat av gamla konflikter.
Hur kan problemen lösas?
1. Etablera gemensamma forum med mandat
Det första steget är att skapa gemensamma forum där både IT och verksamhet deltar. Forumet ska ha tydligt mandat, beslutslogg och en agenda som fokuserar på prioritering och mål. När båda parter sitter vid samma bord minskar risken för att beslut fattas i silos.
2. Använd gemensamma modeller och språk
Här blir ramverk som pm3 och ITIL värdefulla. pm3 knyter ihop verksamhet och IT genom förvaltningsobjekt med gemensamt ägarskap. ITIL skapar gemensamma processer för hur IT levererar tjänster. När modellerna används tillsammans blir styrningen begriplig för båda sidor.
3. Bygg förtroende genom transparens
Samverkan stärks när båda parter ser samma information. Transparens i backloggar, budget, risker och mätetal gör att diskussionerna blir faktabaserade istället för känslostyrda. När verksamheten ser vad IT mäter på, och IT ser verksamhetens mål, ökar förståelsen.
4. Fokusera på gemensam nytta
Istället för att tala om vad IT eller verksamheten “vill ha”, bör fokus ligga på vilken nytta som skapas för medborgare och samhälle. När båda parter enas om ett högre syfte blir det lättare att kompromissa och prioritera.
Exempel från verkligheten
I en större kommun körde verksamheten och IT i parallella spår. Projekten blev dyrare än planerat och systemen användes knappt. Genom att införa pm3 och skapa gemensamma forum för prioritering lyckades man bryta mönstret. Idag kopplas IT-investeringar direkt till verksamhetens mål och budget, och besluten dokumenteras i gemensam beslutslogg.
I en region saknades förtroende efter flera misslyckade införanden. IT upplevde att verksamheten “beställde omöjliga projekt”, medan verksamheten tyckte att IT “alltid sa nej”. Med hjälp av en ny styrmodell där backlogg, risker och mätetal delades öppet började tilliten byggas upp igen. Resultatet blev kortare ledtider och högre nyttorealisering.
Slutsats – samverkan kräver struktur och vilja
Samverkan mellan IT och verksamhet misslyckas inte för att parterna är inkompetenta, utan för att strukturerna ofta saknas. När det inte finns forum, gemensamma modeller eller förtroende blir resultatet konflikter och ineffektivitet.
Men med rätt styrning, transparent information och en kultur av gemensamt ansvar kan relationen bli en styrka istället för en svaghet. I offentlig sektor, där digitalisering är avgörande för samhällsnytta, är det skillnaden mellan att lyckas och misslyckas.
Samverkan mellan IT och verksamhet är inte en självklarhet – men den är avgörande för att offentlig sektor ska kunna leverera digitalisering som verkligen skapar samhällsnytta. När forum, modeller och kultur faller på plats blir samverkan inte bara möjlig, utan en styrka.
👉 Läs mer om våra tjänster inom ITIL, pm3 och upphandling här:
Konsulttjänster för offentlig sektor
