Säker och planerad systemförvaltning i offentlig sektor

Systemförvaltning med tydligt ägarskap, ändringshantering och kontroll över IT-miljön

Stabil systemförvaltning handlar om att ha fullt ägarskap och kontroll över sin IT-miljö och hela systemlandskapet. Det innebär att planera, prioritera och genomföra ändringar på ett kontrollerat sätt så att verksamheten inte störs. Vi etablerar en förvaltningsmodell där ansvar och roller är tydligt definierade, med beslutsvägar som säkerställer att varje förändring hanteras strukturerat. Modellen binder samman releaseplaner, test, informationshantering och säkerhetskrav med etablerade rutiner för behörighet, licenser, leverantörssamverkan och incidentberedskap. Resultatet är en systemförvaltning där ändringshantering är en styrd process, ägarskap är tydligt förankrat och IT-landskapet kan utvecklas med bibehållen stabilitet, regelefterlevnad och kostnadskontroll.
Hör av dig! Referensuppdrag
Systemförvaltning med ägarskap och kontroll över IT-landskapet

Pm3 konsultstöd för kommun och region: 8 Pm3 problem vi löser

Otydligt ägarskap och ansvar

  • Definierar roller, ansvar och beslutsvägar för hela systemlandskapet
  • Etablerar förvaltningsplaner med tydliga ägare per system och tjänst
  • Genomför RACI-workshops för att skapa samsyn
  • Förankrar ägarskapet i ledning och styrgrupp

Bristande (change) ändringshantering

  • Inför struktur för Change Management enligt ITIL
  • Leder CAB-möten med riskbedömning och prioritering
  • Säkerställer dokumentation och spårbarhet för varje change
  • Etablerar rutiner för återställning vid misslyckad ändring

Fragmenterad IT-miljö och systemlandskap

  • Kartlägger hela IT-landskapet och dokumenterar beroenden
  • Bygger CMDB och tjänstekatalog för spårbarhet
  • Identifierar dubbelhantering och överflödiga system
  • Tar fram roadmap för konsolidering och optimering

Oförutsägbara kostnader

  • Etablerar budget- och uppföljningsmodeller kopplade till system
  • Identifierar licens- och driftskostnader per tjänst
  • Säkerställer att kostnader fördelas transparent mellan verksamheter
  • Förankrar kostnadsmodeller i förvaltningsplaner

Brist i planering av releaser och ändringar

  • Skapar releaseplaner med test, kvalitetssäkring och godkännanden
  • Säkerställer kommunikation till användare och intressenter
  • Inför rutiner för regressionstest och riskanalys
  • Följer upp effekterna av varje release i förvaltningen

Otillräcklig incident- och problemhantering

  • Kopplar incidentflöden till systemens förvaltningsmodell
  • Inför problemhantering för att eliminera återkommande fel
  • Använder mätetal som MTTR och FCR för styrning
  • Etablerar rutiner för samverkan med leverantörer

Bristande regelefterlevnad och säkerhet

  • Säkerställer att systemförvaltningen följer GDPR, arkivkrav och säkerhetsstandarder
  • Inför rutiner för behörighet, åtkomst och licenshantering
  • Leder riskanalyser och informationsklassning per system
  • Integrerar säkerhet i förvaltningsplaner och releaseprocesser

Bristande kunskap i ITIL

  • Genomför utbildningar i ITIL:s kärnprocesser för systemförvaltning
  • Skapar rollspecifika utbildningspaket för chefer, förvaltare och support
  • Etablerar praktisk tillämpning av Incident, Change och Problem Management
  • Integrerar ITIL-principer i den dagliga förvaltningsmodellen
Till våra ITIL-utbildningar
Kostnadsfria kunskapsartiklar och videos inom IT, ITIL, Pm3 och Upphandling

Kunskapsbank

I vår kunskapsbank hittar du fritt tillgängliga artiklar, guider och insikter om ITIL, pm3, upphandling och digitalisering i offentlig sektor – praktisk kunskap du kan använda direkt i din vardag.
Besök våran kunskapsbank
Vår arbetsprocess i 8 steg

Från nuläge till samhällsnytta – vår arbetsprocess i 8 steg

Vi vet att förändring i offentlig sektor kräver mer än planer på papper. Med över 15 års erfarenhet har vi utvecklat en arbetsprocess som tar er från nulägesanalys till mätbar samhällsnytta. Steg för steg skapar vi ordning, tydlighet och långsiktiga effekter i er IT-organisation.
1

Steg 1 — Nuläge och analys

Vi inleder med en strukturerad kartläggning av nuläget. Genom intervjuer, dokumentstudier, dataanalys och flödeskartor synliggör vi styrkor, svagheter och beroenden i organisationen. Vi identifierar flaskhalsar, dubbelarbete och otydliga ansvarslinjer. Resultatet är en faktabaserad nulägesbild som kan användas både i ledning och på operativ nivå.

2

Steg 2 — Prioritering och behovsbild

Alla organisationer har fler behov än resurser. Vi leder därför en gemensam prioriteringsprocess där risk, nytta, kostnad och kapacitet vägs samman. Tillsammans med er fastställer vi vad som är mest brådskande och mest värdeskapande att börja med. Denna prioritering ligger till grund för hela uppdraget.

3

Steg 3 — Målbild och design

Här formulerar vi målbilden: hur styrning, roller, processer och ansvar ska se ut när förändringen är genomförd. Vi designar styrmodell, forum och processflöden som fungerar i er kontext. Vårt fokus är alltid enkelhet, förankring och spårbarhet. Resultatet blir en tydlig målbild som kan beslutas av styrgrupp eller ledning.

4

Steg 4 — Planering och roadmap

Vi omsätter målbilden i en konkret plan. Roadmapen anger tid, resurser, ansvariga och beroenden. Här bestäms också mätetal, beslutspunkter och kommunikationsaktiviteter. Vi säkerställer att planen är realistisk, förankrad och möjlig att följa upp både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.

5

Steg 5 — Införande

Förändringen införs stegvis genom piloter, utbildning och riktad kommunikation. Vi leder arbetet i nära samverkan med er organisation. Fokus ligger på att skapa förståelse, bygga kompetens och testa lösningarna i liten skala innan full utrullning. Införandet sker alltid med riskhantering och kontinuerlig avstämning.

6

Steg 6 — Överlämning och etablering

När införandet är klart leder vi överlämningen till linjeorganisationen. Vi säkerställer att roller, dokumentation och rutiner är på plats och att ansvar för drift och förvaltning är accepterat. Eventuella barnsjukdomar fångas upp i en etableringsfas med hypercare, så att förändringen faktiskt får fäste.

7

Steg 7 — Förvaltning och förbättring

Förändringen blir hållbar först när den integreras i vardagen. Vi hjälper er etablera mätetal, rapportpaket och förbättringscykler som gör att arbetet fortsätter utvecklas över tid. Ägarskap och ansvar sätts i forum och rollbeskrivningar, och förbättringsbackloggar säkerställer att lärdomar används systematiskt.

Know More
8

Steg 8 — Utvärdering och nyttorealisering

Slutligen följer vi upp effekterna: har vi kortat ledtider, minskat kostnader eller höjt kvaliteten? Vi mäter nyttorealisering mot de mål som sattes i steg 2 och dokumenterar lärdomar för nästa initiativ. På så vis byggs en kultur där digitalisering och verksamhetsutveckling kopplas till samhällsnytta och kontinuerligt förbättras.

Know More

Auktoriserad ITIL-utbildare med hundratals nöjda kursdeltagare

Vi erbjuder ITIL-foundation och anpassade processutbildningar för alla roller.
Till våra ITIL-utbildningar Till våra konsulttjänster