Varför samverkan mellan IT och verksamhet ofta misslyckas
Relationen mellan IT och verksamhet är avgörande för att digitalisering ska lyckas. Ändå upplever många kommuner, regioner och myndigheter att sama...
Konsulter för offentlig sektor inom IT-styrning, ITIL, Pm3 och upphandling
Tjänster inom IT, ITIL, Pm3, projektledning och upphandling
Offentlig verksamhet ställer särskilda krav på spårbarhet, rättssäkerhet och långsiktig förvaltning. Våra tjänster är utformade för att knyta ihop strategiska mål med praktiskt genomförande i vardagen, från behovsanalys och upphandling till införande, drift och avveckling.
Vi arbetar med etablerade ramverk och modeller, men anpassar alltid till er organisation, er mognadsnivå och era förutsättningar. Det betyder tydliga roller och beslutspunkter, mätbara mål och en arbetsordning där ansvar och uppföljning är inbyggt.
Varje uppdrag startar med ett strukturerat nuläge, en prioriterad åtgärdsplan och transparent rapportering. Målet är stabil leverans, kortare ledtider och ökad nytta för verksamhet och medborgare, utan att kompromissa med regelefterlevnad eller informationssäkerhet.
våra erbjudanden
Tjänster för kommuner och regioner inom IT, ITIL, pm3 och upphandling (LOU)
Offentlig Digitalisering & Samhällsnytta - Korta ledtider från behov till leverans, färre fel i överlämningar, tydligt ägarskap, högre efterlevnad av processer, bättre efterlevnad på tjänstenivåer.
Pm3 - Optimera/Avveckla
Etablerar eller optimerar Pm3 så att förvaltningsobjekt styrs effektivt, alternativt hjälper vi er genomföra en kontrollerad avveckling.
Samverkan verksamhet och IT
Etablera styrning, arbetsformer och roller som skapar samsyn, prioritering och leveransförmåga över organisationsgränser.
Processutveckling enligt ITIL
Inför eller utvecklar ITIL-processer så att de stödjer verksamhetens behov, skapar tydlighet i ansvar och mätetal, samt följs i vardagen.
Upphandling inom IT och LOU
Genomför upphandlingar som ger jämförbara anbud, rimliga avtal och kontrollerad övergång till drift.
Projektledning inom IT
Genomför förstudier och införanden med kontrollerad risk, tydlig nytta och ordnad överlämning till förvaltning.
Systemförvaltning
Säkrar och planerad livscykelhantering av system med tydligt ansvar, förutsägbar kostnad och stabil leverans.
IT-support & Ärendehantering
Säkerställer tillgänglig, spårbar och kostnadseffektiv support för verksamheten med hög efterlevnad av SLA.
DiMiOS - Mognadsmätning
Fastställer nuläge för digital mognad enligt DiMiOS, identifierar gap mot målbild och genomför en prioriterad handlingsplan.
Auktoriserad ITIL-utbildare med hundratals nöjda kursdeltagare
Vi erbjuder ITIL-foundation och anpassade processutbildningar för alla roller.
Vår arbetsprocess i 8 steg
Från nuläge till samhällsnytta – vår arbetsprocess i 8 steg
Vi vet att förändring i offentlig sektor kräver mer än planer på papper. Med över 15 års erfarenhet har vi utvecklat en arbetsprocess som tar er från nulägesanalys till mätbar samhällsnytta. Steg för steg skapar vi ordning, tydlighet och långsiktiga effekter i er IT-organisation.
1
Steg 1 — Nuläge och analys
Vi inleder med en strukturerad kartläggning av nuläget. Genom intervjuer, dokumentstudier, dataanalys och flödeskartor synliggör vi styrkor, svagheter och beroenden i organisationen. Vi identifierar flaskhalsar, dubbelarbete och otydliga ansvarslinjer. Resultatet är en faktabaserad nulägesbild som kan användas både i ledning och på operativ nivå.
2
Steg 2 — Prioritering och behovsbild
Alla organisationer har fler behov än resurser. Vi leder därför en gemensam prioriteringsprocess där risk, nytta, kostnad och kapacitet vägs samman. Tillsammans med er fastställer vi vad som är mest brådskande och mest värdeskapande att börja med. Denna prioritering ligger till grund för hela uppdraget.
3
Steg 3 — Målbild och design
Här formulerar vi målbilden: hur styrning, roller, processer och ansvar ska se ut när förändringen är genomförd. Vi designar styrmodell, forum och processflöden som fungerar i er kontext. Vårt fokus är alltid enkelhet, förankring och spårbarhet. Resultatet blir en tydlig målbild som kan beslutas av styrgrupp eller ledning.
4
Steg 4 — Planering och roadmap
Vi omsätter målbilden i en konkret plan. Roadmapen anger tid, resurser, ansvariga och beroenden. Här bestäms också mätetal, beslutspunkter och kommunikationsaktiviteter. Vi säkerställer att planen är realistisk, förankrad och möjlig att följa upp både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.
5
Steg 5 — Införande
Förändringen införs stegvis genom piloter, utbildning och riktad kommunikation. Vi leder arbetet i nära samverkan med er organisation. Fokus ligger på att skapa förståelse, bygga kompetens och testa lösningarna i liten skala innan full utrullning. Införandet sker alltid med riskhantering och kontinuerlig avstämning.
6
Steg 6 — Överlämning och etablering
När införandet är klart leder vi överlämningen till linjeorganisationen. Vi säkerställer att roller, dokumentation och rutiner är på plats och att ansvar för drift och förvaltning är accepterat. Eventuella barnsjukdomar fångas upp i en etableringsfas med hypercare, så att förändringen faktiskt får fäste.
7
Steg 7 — Förvaltning och förbättring
Förändringen blir hållbar först när den integreras i vardagen. Vi hjälper er etablera mätetal, rapportpaket och förbättringscykler som gör att arbetet fortsätter utvecklas över tid. Ägarskap och ansvar sätts i forum och rollbeskrivningar, och förbättringsbackloggar säkerställer att lärdomar används systematiskt.
Know More
8
Steg 8 — Utvärdering och nyttorealisering
Slutligen följer vi upp effekterna: har vi kortat ledtider, minskat kostnader eller höjt kvaliteten? Vi mäter nyttorealisering mot de mål som sattes i steg 2 och dokumenterar lärdomar för nästa initiativ. På så vis byggs en kultur där digitalisering och verksamhetsutveckling kopplas till samhällsnytta och kontinuerligt förbättras.
Know More
Kostnadsfria kunskapsartiklar och videos inom IT, ITIL, Pm3 och Upphandling
Kunskapsbank
I vår kunskapsbank hittar du fritt tillgängliga artiklar, guider och insikter om ITIL, pm3, upphandling och digitalisering i offentlig sektor – praktisk kunskap du kan använda direkt i din vardag.
Varför många servicedeskar misslyckas – och hur ITIL kan lösa det
Servicedesken är ofta första kontaktpunkt mellan verksamhet och IT. Den ska lösa problem snabbt, ge användarna en bra upplevelse och säkerställa at...
De största fallgroparna när pm3 inte används rätt
Pm3 är ett av de mest etablerade ramverken för förvaltningsstyrning i Sverige. När det används rätt skapar det tydlighet i roller, förutsägbarhet i...
Varför ITIL ofta missförstås – och hur det ska användas i praktiken
ITIL är det mest spridda ramverket för IT-styrning i världen, men få områden inom IT väcker lika starka känslor. För vissa är det en trygg grund fö...
våra referensuppdrag inom offentlig sektor
Referensuppdrag inom offentlig sektor - exempel från IT och digitalisering
Exempel på våra uppdrag i kommuner, regioner och myndigheter. Vi levererar resultat inom ITIL, pm3, systemförvaltning, upphandling och projektledning.
Kommun – bristande incident- och problemhantering
En kommun hade problem med att samma incidenter återkom gång på gång. Supporten hann bara släcka bränder istället för att arbeta förebyggande.
Vi införde ITIL-processer för incident och problem. Nya rutiner för klassificering och prioritering togs fram, och vi etablerade en struktur för att analysera rotorsaker. Personal utbildades i de nya arbetssätten och rapportmallar infördes.
Resultatet blev kortare ledtider, bättre lösningsgrad redan i första linjen och en minskning av återkommande incidenter. Kommunen kunde äntligen börja arbeta mer proaktivt med sin IT-drift.
Region – avsaknad av process för nya behov
En region hade svårt att hantera alla inkommande behov från verksamheten. IT upplevdes som en flaskhals och resurserna användes inte effektivt.
Vi designade ett flöde (Instyrning och beredning) för behov och prioritering kopplat till både budget och kapacitet. Prioriteringskriterier definierades och visualiserades i en portföljöversikt.
Resultatet blev en gemensam bild av vilka satsningar som skulle prioriteras och varför. Regionen fick bättre resursfördelning och högre måluppfyllelse i sina digitaliseringsinitiativ.
Kommunal förvaltning – otydlig målbild för digitalisering
En större kommun upplevde att digitaliseringsarbetet gick i otakt mellan olika förvaltningar. Strategin fanns på plats, men målbilden var otydlig och det saknades en gemensam förståelse för nuläget.
Vi genomförde en DiMiOS-mätning med intervjuer, enkäter och dokumentgranskning. Resultatet bröts ner per domän – styrning, kultur, teknik och förmågor – och kompletterades med en gap- och riskbild.
Genom en gemensam workshop förankrades slutsatserna i ledningen. Handlingsplanen som togs fram gav en prioriterad lista på åtgärder, tydliga ansvarspunkter och tidsramar. Kommunen kunde börja styra digitaliseringsinsatserna utifrån fakta istället för magkänsla.
Kommun - Avveckling av Pm3
En kommun beslutade att avveckla sin tillämpning av pm3, eftersom modellen inte längre upplevdes stödja verksamhetens behov. Situationen var komplex eftersom flera verksamhetskritiska system ingick i befintliga förvaltningsobjekt, och oron för störningar och informationsförluster var stor.
Vi ledde arbetet med att analysera beroenden mellan system och processer, hantera informationslivscykler och ta fram reservrutiner för kritiska funktioner. En detaljerad avvecklingsplan togs fram med tidplan, ansvarsfördelning och tydliga återställningskriterier.
Genom en ordnad övergång till ITIL och en styrmodeller kunde pm3 fasas ut på ett kontrollerat sätt. Regionen fick en trygg avvecklingsprocess där driften inte påverkades negativt, och de insikter som genererades användes som grund i utvecklingen av en ny förvaltningsmodell.
Kommun – långa ledtider i supporten
En kommun hade stora problem med långa ledtider i sin supportorganisation. Användarna fick vänta flera dagar på lösning av enkla ärenden och missnöjet växte.
Vi gjorde en genomlysning av ärendeflödena och upptäckte brister i klassificering och ansvarsfördelning. Därefter etablerade vi nya processer för incident och request enligt ITIL, införde tydliga SLA och utvecklade en självserviceportal med kunskapsartiklar.
Vi utbildade supporten i nya arbetssätt och säkerställde uppföljning med mätetal som MTTR och FCR. Inom sex månader hade ledtiderna kortats med 30 procent och användarnöjdheten förbättrats väsentligt.
Kommun – otydligt ansvar i förvaltningen
En kommun använde pm3-modellen men hade stora problem med otydliga roller och bristande ansvarstagande. Förvaltningsobjekten var otydligt definierade, forumen fungerade inte i praktiken och beslut fattades ofta ad hoc.
Vi gjorde en genomlysning av den befintliga tillämpningen och identifierade dubbelstyrning och oklara gränssnitt. Genom workshops med chefer och nyckelpersoner designade vi en uppdaterad modell med tydliga roller, forum och förvaltningsplaner.
Ett nytt årshjul infördes för att skapa struktur i beslutsfattandet. Efter införandet upplevde kommunen att besluten blev mer förutsägbara, ansvarsfördelningen tydligare och att styrningen av objekten stärktes.
Kommun – brist på kontroll över förändringar
En kommun hade svårt att hantera förändringar i sina verksamhetssystem. Ändringar genomfördes utan tillräcklig testning och riskbedömning, vilket ledde till driftstörningar.
Vi införde en förvaltningsmodell med releaseplaner, teststrategi och återställningsrutiner. Varje release försågs med kvalitetskriterier och kommunikationsplan.
Kopplingen till CMDB och tjänstekatalog gjorde att påverkan blev känd innan driftsättning. Resultatet blev att kommunen fick bättre kontroll på sin IT-miljö, minskade antalet driftstörningar och skapade förtroende för förändringsarbetet
Region – behov av enhetlig styrning
En region hade flera parallella digitala initiativ som drevs i olika verksamheter utan samordning. Det ledde till dubbelarbete, otydliga prioriteringar och svårigheter att fördela resurser.
Vi genomförde en DiMiOS-mätning där vi kartlade nuläget genom intervjuer med ledning, nyckelpersoner och medarbetare. Analysen visade tydliga brister i styrning och uppföljning.
Genom kalibreringsworkshops skapades en gemensam bild av var regionen stod och vad som behövde förändras. Vi tog fram en tidsatt handlingsplan med koppling till både budget och effektmål. Resultatet blev en enhetlig styrmodell som minskade risken för spretiga satsningar.
Kommun – projekt som drog över tid och budget
En kommun stod inför stora utmaningar med sitt projekt för att införa ett nytt ärendehanteringssystem. Projektet hade redan passerat både tids- och budgetramar, samtidigt som förtroendet från verksamheten sjönk.
Vi tog över projektledningen och etablerade en ny struktur med en kombination av PPS och agila arbetssätt. En spårbar kravbild sattes upp tillsammans med verksamheten och realistiska milstolpar definierades. Riskanalys och resursplanering genomfördes för att få kontroll på omfattningen.
Genom tätare uppföljning, regelbundna styrgruppsmöten och tydlig rapportering återställdes förtroendet. Projektet kunde levereras i tid enligt den nya planen, och nyttorna började realiseras kort efter driftsättning.
Kommun – otydliga krav gav svaga anbud
En kommun stod inför en IT-upphandling av ett nytt verksamhetssystem men hade problem med att kravspecifikationen var alltför generell. Resultatet blev svaga anbud och stor osäkerhet i utvärderingen.
Vi gick in och strukturerade om kravspecifikationen enligt LOU med tydlig skiljelinje mellan ska- och börkrav. En spårbar kravstruktur byggdes upp och kompletterades med en poängmatris för utvärdering.
Genom dialog med marknaden och kvalitetssäkrade SLA-bilagor kunde kommunen locka till sig fler och mer relevanta anbud. Upphandlingen resulterade i ett robust avtal som kunde följas upp under hela leveransperioden.
Kommun – konflikter mellan IT och verksamhet
I en kommun hade relationen mellan IT och verksamheten försämrats. Besluten tog för lång tid, verksamhetens behov missförstods och konflikter var vanliga.
Vi etablerade en ny styr- och samverkansmodell med forum som hade tydliga mandat, agendor och beslutsloggar. Roller och ansvar definierades med hjälp av RACI och onboardingpaket togs fram för nya chefer.
Med en gemensam portföljöversikt och prioriteringskriterier kunde besluten fattas snabbare. Samarbetet förbättrades och konfliktnivån minskade markant.
Region – återkommande incidenter utan rotorsaksanalys
En region brottades med ett högt antal återkommande incidenter i sina verksamhetssystem. Problemen åtgärdades ofta på ytan, men utan att grundorsakerna hanterades.
Vi integrerade servicedesk mot CMDB och etablerade rutiner för problem management. Genom att analysera incidentdata och koppla återkommande fel till underliggande problem kunde vi identifiera rotorsaker.
Därefter infördes permanenta åtgärder och förbättringsplaner. Regionen fick också en förbättrad struktur för eskalering och ansvar mellan första och andra linjen. Resultatet blev minskade incidentvolymer och ökad tillgänglighet för verksamheten.