En kommunchef får en entusiastisk presentation från IT-chefen: "Vi ska implementera AI för att effektivisera vår ärendehantering med 50%!" Budgeten på 8 miljoner godkänns. Två år senare är resultatet nedslående: systemet används sporadiskt, ger felaktiga resultat, och ingen kan riktigt förklara varför. Det visar sig att kommunens grunddata är inkonsekvent, processerna odokumenterade, och systemen pratar inte med varandra. Pengarna är slut, och problemen desamma.
Detta är inte ett påhittat scenario. Det händer just nu i svenska kommuner som fångats av AI-hypen.
När framtiden kommer före nuet
Artificiell intelligens dominerar samtalet om digital transformation. Varje konferens, varje rapport, varje konsult lovar AI-revolutionen. ChatGPT har gjort AI tillgängligt för alla, och förväntningarna är skyhöga. För Sveriges kommuner och regioner skapas ett enormt tryck: "Vi måste också göra något med AI – annars hamnar vi efter!"
Men i jakten på morgondagens lösningar riskerar vi att förbise dagens grundläggande behov. Medan media, konsulter och leverantörer pratar AI, står den svenska offentliga sektorn inför mycket mer fundamentala utmaningar: fragmenterade IT-landskap, okartlagda processer, bristande datahantering, och teknisk skuld som vuxit sig ohållbar.
Problemet är inte att AI saknar potential – tvärtom. Problemet är att AI, precis som all annan avancerad teknik, kräver en solid grund för att fungera. Att implementera AI i en organisation med låg digital mognad är som att försöka bygga en skyskrapa på lera. Resultatet blir kostsamt misslyckande.
AI-trenden: Varför alla vill ha det (men få behöver börja där)
Media skapar FOMO (Fear Of Missing Out)
Varje dag publiceras artiklar om hur AI förändrar världen. Kommuner läser om hur grannkommunen "testar AI" eller hur en internationell stad "revolutionerar välfärden med AI." Detta skapar en rädsla för att bli efter – en känsla av att om vi inte gör något NU, så förlorar vi konkurrenskraft.
Men vad media sällan rapporterar är de många misslyckade AI-projekten, eller att de framgångsrika exemplen ofta har decennier av grundarbete bakom sig med strukturerade processer, högkvalitativ data och modern IT-arkitektur.
Leverantörer säljer hype, inte verklighet
För IT-leverantörer är AI det ultimata säljargumentet. Alla traditionella IT-lösningar måste plötsligt ha "AI-funktioner" för att vara relevanta. Produkter döps om till "AI-drivna" utan att egentligen ha förändrats nämnvärt.
Detta är inte ondskefullt – det är affärer. Men för kommuner med begränsade budgetar och bristande IT-kompetens blir det svårt att skilja genuina AI-möjligheter från uppblåst marknadsföring.
Politisk prestige och synlighet
För förtroendevalda är AI-satsningar en möjlighet till synlighet. Att inviga ett "AI-center" eller presentera en "AI-strategi" ger prestigefyllda rubriker. Det är svårare att få medial uppmärksamhet för "Vi har nu dokumenterat alla våra processer" eller "Vi har strukturerat vår grunddata."
Men det är just de senare, osynliga, insatserna som faktiskt skapar förutsättningar för framgångsrik digitalisering – inklusive AI när tiden är mogen.
Varför AI utan grund blir dyra misslyckanden
AI kräver högkvalitativ data – som få kommuner har
AI-system, särskilt maskininlärning, är fundamentalt beroende av data. Men inte vilken data som helst – den måste vara:
- Strukturerad och konsekvent – Samma information registreras på samma sätt överallt
- Komplett – Inga stora hål eller saknade fält
- Korrekt – Fri från systematiska fel
- Tillgänglig – Kan extraheras och användas från befintliga system
De flesta kommuner har data i dussintals olika system, med varierande kvalitet, inmatad manuellt av hundratals medarbetare med olika rutiner. En och samma medborgare kan finnas registrerad med olika stavningar i olika system. Adresser är ofullständiga. Historik saknas.
Att träna AI på sådan data är inte bara meningslöst – det kan vara direkt farligt. AI:n kommer att lära sig och förstärka fel och inkonsistenser som finns i datan.
Okartlagda processer kan inte automatiseras
En grundregel inom digitalisering är att man inte ska automatisera kaos. Innan man kan tillämpa AI för att effektivisera en process måste den processen vara:
- Tydligt definierad – Vad är start och mål?
- Dokumenterad – Vilka steg ingår?
- Standardiserad – Görs det på samma sätt varje gång?
- Mätbar – Hur ser framgång ut?
Många kommunala processer existerar huvudsakligen i medarbetarnas huvuden. De har vuxit fram organiskt över årtionden och anpassats lokalt. Ingen har dokumenterat hur en ärendegång faktiskt ser ut i praktiken.
Att släppa AI på en sådan process är som att försöka optimera en väg man inte kartlagt. AI:n kan inte göra något smart med något som inte är definierat.
Integration är grunden – men många saknar den
Modern AI behöver ofta hämta information från och påverka flera olika system. En AI som ska hjälpa en socialsekreterare behöver kanske tillgång till verksamhetssystem, e-arkiv, ekonomisystem och externa register.
Men om dessa system inte pratar med varandra, om det inte finns API:er, om integration betyder manuell dataexport och import – då spelar det ingen roll hur smart AI:n är. Den blir isolerad och därmed värdelös i praktiken.
Många kommuner har legacy-system från olika decennier som inte är byggda för att integreras. Att först bygga en integrationsplattform är oglamoröst men nödvändigt arbete som AI-hype får organisationer att hoppa över.
Vad kommuner verkligen behöver göra först
1. Kartlägg och dokumentera processer
Innan ni pratar om AI, automatisering eller avancerad digitalisering: kartlägg era processer. Rita upp dem, dokumentera varje steg, identifiera flaskhalsar och onödiga moment.
Detta är tidskrävande och inte särskilt spännande, men det är absolut nödvändigt. Bonusen är att ni ofta upptäcker effektiviseringar som kan göras utan någon ny teknik alls – bara genom att ta bort onödiga steg eller standardisera arbetssätt.
2. Städa och strukturera data
Gör en grundlig inventering av era datasystem. Vilken data har ni? Var finns den? Vilken kvalitet har den? Skapa en datastrategi och börja det mödosamma arbetet med att sanera, standardisera och strukturera.
Detta inkluderar att:
- Skapa gemensamma definitioner (vad betyder "aktiv kund"?)
- Etablera datakvalitetsrutiner
- Bygga upp masterdata management
- Säkerställa GDPR-efterlevnad i praktiken, inte bara på pappret
3. Bygg modern IT-arkitektur
Investera i integration. Skapa API:er så att system kan prata med varandra. Modernisera kritiska legacy-system eller bygg integration-lager som gör dem tillgängliga för nyare lösningar.
En modern, välarkitekterad IT-miljö är grunden för all framtida digitalisering – inklusive AI. Utan den blir varje ny satsning en isolerad ö.
4. Höj digital kompetens
AI kommer inte att hantera sig självt. Ni behöver medarbetare som förstår både verksamheten och tekniken. Investera i kompetensutveckling brett i organisationen, inte bara på IT-avdelningen.
Detta inkluderar grundläggande digital kompetens för alla, mer avancerad förståelse för IT-chefer och projektledare, och specialistkompetens för er IT-funktion.
5. Etablera styrning och uppföljning
Innan ni startar avancerade digitaliseringsprojekt: säkerställ att ni kan styra och följa upp dem. Har ni projektmodeller? Mäter ni effekter? Har ni lärande av tidigare projekt?
Många kommuner startar AI-projekt utan tydliga mål eller mätetal. När projektet sedan "är klart" kan ingen säga om det var framgångsrikt eller inte.
När är rätt tid för AI?
Detta betyder inte att kommuner ska undvika AI helt. Men timing är avgörande.
AI blir meningsfullt när:
- Processerna är kartlagda och standardiserade
- Data är strukturerad och av god kvalitet
- IT-systemen kan integreras
- Organisationen har grundläggande digital kompetens
- Det finns tydliga, mätbara mål för vad AI ska lösa
- Resurser finns för både implementation och drift
Med andra ord: när er digitala mognad är tillräckligt hög. För de flesta kommuner betyder det 2-5 års grundarbete innan AI-satsningar ger verklig avkastning.
Det finns undantag där AI kan ge värde tidigare – till exempel enkla chatbots för vanliga medborgarkontakter, eller bildanalys för specifika uppgifter. Men dessa ska ses som taktiska lösningar för avgränsade problem, inte som den strategiska satsning som bygger framtidens förvaltning.
Sluta jaga hype – börja bygga grund
Den verkliga digitaliseringen av svensk offentlig sektor kommer inte från AI. Den kommer från det grundläggande, systematiska arbetet med att:
- Dokumentera och effektivisera processer
- Sanera och strukturera data
- Modernisera IT-arkitektur
- Höja digital kompetens
- Etablera god styrning
Detta är inte sexigt. Det ger inga rubriker. Det går inte att inviga med band och saxar. Men det är vad som faktiskt fungerar.
AI och andra avancerade teknologier är verktyg – otroligt kraftfulla verktyg när de används rätt. Men verktyg kräver rätt förutsättningar. Man kan inte såga en planka med en motorsåg om man inte först lärt sig grundläggande snickeri.
Ett mer realistiskt scenario
Tänk dig samma kommun som i inledningen, men med ett annat tillvägagångssätt:
År 1-2: Kartlägga och dokumentera ärendeprocesser, sanera grunddata, etablera integrationslager mellan system.
År 3: Implementera modern ärendehantering med standardiserade processer och god datakvalitet.
År 4: Nu, med strukturerade processer och kvalitetsdata, testa AI för att identifiera mönster, föreslå handläggare för olika ärendetyper, eller flagga ärenden som riskerar att ta lång tid.
Resultatet: AI som faktiskt fungerar, skapar värde, och kan mätas och förbättras över tid. Investeringen på 8 miljoner är fortfarande gjord, men den är fördelad klokare och bygger på en grund som håller.
Slutsats: Tålamod är den nya innovationen
I en värld som skriker efter snabba AI-lösningar är den modigaste handlingen att säga: "Vi bygger grunden först."
För Sveriges kommuner och regioner är budskapet tydligt: Ignorera inte hypen helt, men låt den inte styra er agenda. AI kommer att ha en plats i framtidens offentliga sektor – men den platsen förtjänas genom grundarbete, inte genvägar.
Digitalisering är en maraton, ingen sprint. De kommuner som vinner är inte de som först implementerar AI, utan de som bygger en digital grund som gör att all teknik – nuvarande och framtida – kan användas effektivt.
Så nästa gång någon frågar "Vad gör ni med AI?" – våga svara: "Just nu bygger vi grunden som gör att AI faktiskt kommer att fungera när vi implementerar det."
Det är det ärliga, ansvarsfulla och i längden mest innovativa svaret.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
