Tänk att samma artikel om digitalisering i offentlig sektor kan skrivas om och om igen – bara med nya rubriker, nya författare och nya fluffiga ord. Politiker, akademiker och så kallade "förståsigpåare" som aldrig har genomfört en enda nulägesanalys, workshop, projektbudget, riskanalys eller ett systemskifte i verkligheten fyller spaltmeter om vikten av digitalisering, "digitala visioner" och "resor mot framtiden". Och vi som faktiskt har jobbat på golvet, i serverhallen, i projektledningen och i styrgrupperna, vi står där och känner igen mantrat: digitalisering, samverkan, framtidens välfärd, bla bla bla.
Jag har själv arbetat i 25 år som tekniker, driftchef, IT-chef/CIO och de senaste 15 åren som verksamhetskonsult och projektledare inom IT och digitalisering. Jag har sett digitaliseringens verkliga baksidor på nära håll. Och låt mig vara tydlig: det är inte bristen på visioner som är problemet. Det är bristen på förmåga att omsätta visionerna i handling. När debattörer nöjer sig med att upprepa samma budskap om och om igen, utan att bidra med ett enda konkret förslag, blir digitalisering reducerad till ett politiskt slagord istället för en förmåga.
Så, låt oss tala klarspråk om varför offentlig sektor fastnar – och vad som faktiskt krävs för att ta sig vidare.
När debatten blir ett eko
Det är nästan komiskt att jämföra artiklar från Dagens Samhälle, Altinget, Digital förvaltnings alla rapporter, akademiska forskningsmiljöer och konsultbolag. Budskapen är identiska: vi måste digitalisera annars går välfärden under. Men läser man mellan raderna blir det tydligt att samma formuleringar bara cirkulerar runt. Innovation! Mod! Digital resa! Framtidens välfärd!
Problemet är att det som presenteras som insikter egentligen är självklarheter. Alla vet att välfärden behöver digitaliseras. Alla vet att resurserna inte räcker. Alla vet att tekniken finns. Ändå produceras rapport efter rapport som nöjer sig med att peka på målet, utan att beskriva vägen dit.
Resultatet blir en växande trötthet bland de som faktiskt jobbar med frågorna. För oss som står mitt i projekten, i upphandlingarna och i systemförvaltningen är det uppenbart: orden hjälper oss inte framåt. Vi behöver verktyg, strukturer och ledning.
Det här är inte en akademisk övning
Digitalisering i offentlig sektor är inte ett forskningsprojekt, inte en debattövning, inte en retorisk tävling om vem som kan tala mest visionärt. Det är en fråga om vardag. Om att se till att medborgare får vård i tid, att skolan fungerar, att socialtjänsten kan fatta rätt beslut och att kommuninvånare får service utan att drunkna i blanketter.
För att det ska hända måste digitalisering integreras i hela organisationens DNA – från styrning och förvaltning till kultur och vardagsprocesser. Och det är här verkligheten krockar med de fluffiga artiklarna. För verkligheten är stökig, komplex och kräver jobbigt detaljerade lösningar.
Det handlar om roller, ansvar, forum, mätetal och dokumentation. Det är inte rubrikvänligt, men det är det som gör skillnaden.
Här är de verkliga problemen – och vad som faktiskt krävs
Digitalisering är inte en vision. Det är en disciplin. En praktisk, krävande och ofta obekväm disciplin som inte kan reduceras till slagord om ”framtidens välfärd” eller glättiga powerpoints. Att digitalisera en offentlig organisation handlar inte om att drömma om vad som vore möjligt – det handlar om att arbeta metodiskt med de konkreta problem som varje dag håller tillbaka utvecklingen.
Och den disciplinen kräver att vi vågar adressera de strukturella hinder som gång på gång fäller våra organisationer. Vi talar om otydlig styrning, bristande ansvar, fragmenterade processer och projekt som havererar redan innan de lämnat startblocken. Ändå är det just dessa frågor som förståsigpåarna inte ens vet existerar. De fyller spaltmeter med visioner och strategier, men har ingen aning om att det är det grundläggande hantverket som avgör om digitalisering lyckas eller faller.
Här är åtta konkreta områden som alla kommuner, regioner och myndigheter behöver arbeta systematiskt med – saker som förståsigpåarna inte förstår och därför aldrig nämner men som i många fall är själva nyckeln till att digitaliseringen faktiskt ska fungera i praktiken.
1. Bristande samverkan mellan IT och verksamhet
Problemet: I kommuner och regioner sitter ofta IT och verksamhet i varsin värld. Verksamheten tycker att IT är långsamma, byråkratiska och oförstående för vardagens behov. IT tycker att verksamheten saknar förståelse för säkerhet, arkitektur och långsiktighet. Resultatet? Projekt som startas utan IT:s involvering havererar, medan IT-drivna initiativ dör för att de saknar verksamhetens förankring.
Lösningen: Vi måste etablera gemensamma forum med mandat på riktigt. Inte kaffemöten utan beslutsloggar. Inte dialogträffar utan prioriteringar. När IT och verksamhet delar samma aktivitetslista, samma resursplan och samma terminologi uppstår förståelse. Vi måste tydliggöra roller och investera i utbildning för att skapa gemensam kunskapsgrund. Först då kan samarbetet bli mer än fina ord i en styrstrategi.
2. Otydlig styrning och ansvar
Problemet: Digitalisering faller ofta mellan stolarna. Är det en IT-fråga? En verksamhetsfråga? Eller en strategifråga? Resultatet blir att ingen tar helhetsansvaret, beslut fördröjs och dubbla initiativ startas. Utan tydlig styrning blir digitalisering bara något man "gör vid sidan av".
Lösningen: Vi behöver strukturerad förvaltningsstyrning. Med tydligt definierade tjänster, komponenter, roller, forum och årshjul skapas ansvar och spårbarhet. Kopplar vi dessutom budget och mål direkt till dessa objekt blir det tydligt vem som äger nyttan och vem som betalar. Det kan kännas fyrkantigt, men det är just fyrkantigheten som skapar förutsägbarhet.
3. Låg digital mognad
Problemet: Alla pratar om digitaliseringens möjligheter, men få vet egentligen hur väl den egna organisationen klarar av att hantera digital utveckling. Utan nulägesbild famlar man i mörkret. Vissa satsar för stort för tidigt, andra underskattar sina förmågor.
Lösningen: Genomföra en strukturerad mätning av digital mognad. Genom enkäter, intervjuer och workshops får vi en realistisk bild av styrkor, svagheter och risker. Analysen bryts ner i konkreta gap och förbättringsområden. Därifrån bygger vi en prioriterad handlingsplan, förankrad i både tjänstemannaledning och politisk nivå. Då blir digital mognad inte ett buzzword, utan en styrningsfråga.
4. Misslyckade projekt och långa ledtider
Problemet: IT-projekt i offentlig sektor blir ofta försenade, för dyra eller levererar för lite. Kraven är otydliga, planeringen orealistisk, styrningen svag. När projektet väl landar i drift blir förvaltningen en chock: ingen vet riktigt hur systemet ska användas eller vem som äger det.
Lösningen: Vi behöver projektledning som kombinerar det bästa från agila arbetssätt och traditionella styrmodeller. Scrum eller Kanban räcker inte ensamt, inte heller de gamla projektmetoderna som härskar inom offentlig sektor PPS eller PROJEKTiL. Det krävs hybridmodeller där snabbrörlighet möter beslutslogik. Vi måste planera test, utbildning och kommunikation tidigt och följa upp leveranser inte bara mot tid och kostnad, utan också mot nyttorealisering. Det är så man undviker projekten som blir evighetslånga penninghål.Och framför allt, vi behöver aktivt välja ut styrgruppsdeltagare utifrån deras kompetens och bidrag, inte utifrån deras mandat och plånbok.
5. Komplexa upphandlingar enligt LOU
Problemet: LOU är nödvändig, men i praktiken ofta ett hinder för digital utveckling. Upphandlingarna blir för tekniska, för otydliga eller för rigida. Resultatet blir leverantörer som vinner på papper men inte i verkligheten. Avtal som är svåra att följa upp. Och organisationer som sitter fast i åratal med lösningar som aldrig borde ha köpts.
Lösningen: Vi måste professionalisera upphandlingarna. Det innebär att göra en grundlig behovsanalys, föra en ärlig marknadsdialog och formulera krav som är spårbara. Krav måste delas upp i ska och bör, utvärderingen måste vara transparent och poängmatriser begripliga. Avtalen ska innehålla både åtaganden och tydliga exit-strategier – så att man kan lämna en dålig leverantör. När det görs rätt blir LOU inte en bromskloss utan en garanti för kvalitet.
6. Ostrukturerad systemförvaltning
Problemet: När ett system väl är på plats tenderar fokus att försvinna. Man tror att jobbet är gjort. Men utan aktiv förvaltning blir systemen snabbt en börda: driftstörningar, säkerhetsbrister, föråldrad dokumentation och dubbla kostnader.
Lösningen: Systemförvaltning måste byggas in i organisationens ryggrad. Det innebär att koppla ihop releaseplaner, test, informationsförvaltning och säkerhetskrav i en gemensam modell. Vi behöver rutiner för behörigheter, licenser och leverantörsstyrning. Och vi måste ha mätetal via komponentinventariet och tjänstekatalog för att se effekten på varje tjänst. Det är tråkigt arbete – men utan det kollapsar digitaliseringens fina byggnader.
7. Bristande kontroll på IT-support och servicedesk
Problemet: Servicedesken är IT:s ansikte utåt. Men alltför ofta upplevs den som långsam, ineffektiv och otillgänglig. Användarna förlorar förtroendet, supporten drunknar i ärenden och problemen återkommer om och om igen.
Lösningen: Vi behöver moderna supportmodeller. Det betyder en kombination av självservice, kunskapsdatabas och en servicedesk dimensionerad för kapacitet. Ärendeflöden för incident, problem och beställningar måste vara tydliga. Eskaleringsvägar måste fungera. Och integration med inventaridatabaser måste ge möjlighet att koppla återkommande fel till rotorsaker. Först då blir supporten ett stöd istället för en belastning.
8. Fragmenterad ändringshantering (Change Management)
Problemet: 80% av alla incidenter som uppstår har sin grund i ITs egen arbete! Ändringar införs ofta ad hoc, utan tillräcklig planering, utbildning eller riskanalys och dåliga beslutsforum. Resultatet blir driftstörningar, missnöjda användare och kostsamma omtag.
Lösningen: Ändringshantering kräver struktur och delegerade beslutsprocesser som skapar hastighet i genomströmningen av ändringar. Vi måste införa gemensamma processer för ändringshantering, incident och problem. Införandet sker bäst genom piloter, följt av utbildning och en förbättringscykel. Policys, flöden och roller dokumenteras och följs upp med mätetal. På så sätt kan ändringar ske kontrollerat och bidra till förbättring istället för kaos.
Slutsats: Sluta prata, börja göra
Det är lätt att skriva debattartiklar om visioner. Det är svårt att förändra organisationer i praktiken. Men det är där vi måste lägga energin. Visionerna finns redan. Nu är det tid för struktur, ansvar och uthålligt arbete.
Digitalisering är inget fluff. Det är ett hantverk. Ett hantverk som kräver tydlig styrning, professionell förvaltning, välgjorda upphandlingar och fungerande processer. Politiker och akademiker får gärna fortsätta prata om framtidens välfärd – men vi som faktiskt arbetar med digitaliseringen vet att verkligheten är både mer komplicerad och mer konkret.
Och om vi inte slutar nöja oss med papperslösningar kommer vi fortsätta stå och stampa medan välfärden vittrar. Det är dags att göra jobbet på riktigt.
/Freddie Palmgren
Bara konsult…
