Lagen om offentlig upphandling (LOU) är kanske det mest konkreta hindret för snabb digitalisering. Regelverket är tänkt att säkerställa konkurrens, transparens och likabehandling – goda syften som i praktiken ofta kolliderar med digitaliseringens krav på flexibilitet och snabbhet.
Långa processer i en snabb värld
En traditionell upphandling av IT-system tar ofta 12-24 månader från behovsanalys till kontraktsskrivning. I en digital värld där teknologier utvecklas snabbt blir detta problematiskt. Den teknologi som upphandlades för två år sedan kan vara föråldrad när systemet väl implementeras.
Molntjänster, AI-lösningar och moderna utvecklingsmetoder som agil utveckling passar dåligt ihop med LOU:s krav på detaljerade kravspecifikationer och fasta leveranser. Hur upphandlar man innovativ utveckling när man inte vet exakt vad slutresultatet ska vara?
Innovationsupphandling – teori vs praktik
LOU innehåller faktiskt möjligheter till innovationsupphandling och konkurrenspräglad dialog, men dessa används sällan av kommuner. Anledningen är ofta bristande kompetens och rädsla för juridiska misstag. En överprövning från en leverantör kan kosta tid och pengar, vilket gör att upphandlare väljer säkra, traditionella metoder framför innovativa upplägg.
Resultatet blir att offentlig sektor ofta upphandlar standardlösningar snarare än skräddarsydda innovationer som skulle möta verksamhetens behov bättre.
Inlåsningseffekter och leverantörsberoende
LOU:s krav på konkurrens ska förhindra leverantörsberoende, men i praktiken skapar långa kontraktstider och komplexa system motsatt effekt. När ett system väl upphandlats och implementerats blir kommunen beroende av den leverantören för support, vidareutveckling och integration med andra system.
Att byta leverantör blir så kostsamt och komplicerat att många kommuner sitter fast i suboptimala lösningar. Kravställning som skulle förhindra inlåsning – som öppna standarder och dataportabilitet – är svår att genomdriva i upphandling utan djup teknisk kompetens.
Ramavtal och direktupphandling – gråzonens lockelse
Många kommuner försöker kringgå LOU:s tunga processer genom att använda befintliga ramavtal eller hålla sig under direktupphandlingsgränsen (för IT-system cirka 700 000 kr exkl. moms). Detta kan fungera för mindre projekt, men skapar problem när behoven växer.
Ramavtal begränsar ofta valmöjligheterna och kan vara dyrare än direktupphandling. Att dela upp projekt i mindre delar för att hålla sig under direktupphandlingsgränsen kan strida mot LOU:s intentioner och riskerar juridisk granskning.
Vägen framåt: Hantera juridiken utan att bromsa digitaliseringen
Dessa juridiska utmaningar kan te sig överväldigande, men de är inte oöverstigliga. Framgångsrika kommuner och regioner har hittat strategier för att hantera den juridiska komplexiteten:
1. Investera i juridisk kompetens inom e-förvaltning Anställ eller konsultera jurister med specialistkompetens inom digitaliseringsrätt. Generella förvaltningsjurister räcker inte – ni behöver personer som förstår både tekniken och juridiken.
2. Bygg in juridiken från start Gör juridisk analys till en del av alla digitaliseringsprojekt redan i planeringstadiet. Vänta inte till slutet med att involvera jurister – då är det ofta för sent och för dyrt att justera.
3. Skapa tydliga riktlinjer och policyer Utveckla interna riktlinjer för hur offentlighetsprincipen ska tillämpas på digitala system, hur e-arkiv ska hanteras, vilka e-signaturer som godkänns i vilka sammanhang, och hur upphandling av innovation ska gå till.
4. Samverka med andra kommuner Juridiska utmaningar är ofta gemensamma. Genom samverkan via SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) eller regionala samarbeten kan ni dela erfarenheter, juridiska analyser och till och med göra gemensamma upphandlingar.
5. Påverka lagstiftningen Var aktiva i remissprocesser och dialog med Regeringskansliet och Digg. Kommuner och regioner har unik praktisk erfarenhet av hur lagstiftningen fungerar (eller inte fungerar) i praktiken. Er röst kan bidra till att framtidens regelverk blir bättre anpassade till digitaliseringens krav.
6. Acceptera viss juridisk osäkerhet Inte alla juridiska frågor har tydliga svar. Ibland måste ni våga pröva nya lösningar med stöd av välgrundade juridiska bedömningar, även om full rättssäkerhet saknas. Juridisk försiktighet får inte bli juridisk förlamning.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
