IT-upphandling enligt LOU för offentlig sektor

Upphandlingskonsulter som är experter på LOU och IT

Rätt krav och tydlig utvärderingsmodell avgör utfallet i IT-upphandling (LOU). Vi stödjer hela processen, från behovsanalys och marknadsanalys till kravinhämtning, utvärdering och kontrakt. Funktionella och icke funktionella krav formuleras mätbart och spårbart, med tydlig prioritet mellan skall-krav och bör-krav. Utvärderingskriterier och poängmatris säkerställer likvärdig bedömning och motiverad tilldelning. Avtalsbilagor täcker tjänstebeskrivning, SLA, informationssäkerhet, personuppgifter, förvaltning och exit. Vi planerar övergången till införande med riskreducerande aktiviteter och tydliga ansvar. Effekten är jämförbara anbud, genomförbara avtal och en kontrollerad start av leveransen.
Hör av dig! Referensuppdrag
Konsultstöd inom upphandling för kommun och region

Kravställning, utvärdering och införande som minskar risk och maximerar nytta.Vi hjälper genom hela LOU-processen.

Otydliga eller för breda kravspecifikationer

  • Leder fram kravprocessen med spårbara ska- och bör-krav
  • Säkerställer att krav är mätbara och jämförbara
  • Genomför workshops för att förankra krav mellan IT och verksamhet
  • Dokumenterar krav på ett sätt som tål juridisk granskning

Bristande marknadsanalys

  • Planerar och genomför marknadsanalys enligt LOU
  • Faciliterar dialogmöten med leverantörer på rätt nivå
  • Tar fram frågor och mallar för likvärdig information
  • Dokumenterar dialogen för spårbarhet och transparens

Svårigheter med utvärderingsmodeller

  • Designar en utvärderingsmodell som är objektiv och spårbar
  • Tar fram poängmatriser och viktningar som speglar behovet
  • Testar modellen mot provsvar för att undvika snedvridning
  • Säkerställer att modellen håller juridiskt och praktiskt

Otillräcklig juridisk och säkerhetsmässig förankring

  • Samordnar med jurist, informationssäkerhet och dataskydd
  • Säkerställer att avtal inkluderar SLA, säkerhet och exit-villkor
  • Identifierar risker i dataskydd och informationshantering
  • Bygger in spårbarhet för efterlevnad och revision

Leverantörslåsningar och brist på exit-strategi

  • Kartlägger risker för inlåsning redan i upphandlingsfasen
  • Utformar krav på interoperabilitet och standarder
  • Skriver in exit-planer och övergångsregler i avtalet
  • Säkerställer dokumentation och äganderätt för data och processer

Brist på förankring mellan IT och verksamhet

  • Leder gemensamma behovsanalyser med båda parter
  • Översätter verksamhetens mål till krav på IT-tjänster
  • Etablerar gemensamma beslutsforum under upphandlingen
  • Säkerställer att verksamhetens krav följs upp i avtalet

Otillräcklig plan för införande och överlämning

  • Tar fram införandeplan med ansvar, tidplan och resurser
  • Säkerställer test, utbildning och hypercare i avtalet
  • Leder riskanalys för införande och driftstart
  • Bygger in överlämning till förvaltning och pm3 i processen

Brist på uppföljning och mätetal

  • Etablerar KPI:er kopplade till tjänstens kvalitet och SLA
  • Designar rapportpaket för styrgrupper och verksamhet
  • Säkerställer att datakällor och insamling är på plats från start
  • Driver en förbättringscykel baserat på mätetal och avtalad uppföljning
Kostnadsfria kunskapsartiklar och videos inom IT, ITIL, Pm3 och Upphandling

Kunskapsbank

I vår kunskapsbank hittar du fritt tillgängliga artiklar, guider och insikter om ITIL, pm3, upphandling och digitalisering i offentlig sektor – praktisk kunskap du kan använda direkt i din vardag.
Besök våran kunskapsbank
Vår arbetsprocess i 8 steg

Från nuläge till samhällsnytta – vår arbetsprocess i 8 steg

Vi vet att förändring i offentlig sektor kräver mer än planer på papper. Med över 15 års erfarenhet har vi utvecklat en arbetsprocess som tar er från nulägesanalys till mätbar samhällsnytta. Steg för steg skapar vi ordning, tydlighet och långsiktiga effekter i er IT-organisation.
1

Steg 1 — Nuläge och analys

Vi inleder med en strukturerad kartläggning av nuläget. Genom intervjuer, dokumentstudier, dataanalys och flödeskartor synliggör vi styrkor, svagheter och beroenden i organisationen. Vi identifierar flaskhalsar, dubbelarbete och otydliga ansvarslinjer. Resultatet är en faktabaserad nulägesbild som kan användas både i ledning och på operativ nivå.

2

Steg 2 — Prioritering och behovsbild

Alla organisationer har fler behov än resurser. Vi leder därför en gemensam prioriteringsprocess där risk, nytta, kostnad och kapacitet vägs samman. Tillsammans med er fastställer vi vad som är mest brådskande och mest värdeskapande att börja med. Denna prioritering ligger till grund för hela uppdraget.

3

Steg 3 — Målbild och design

Här formulerar vi målbilden: hur styrning, roller, processer och ansvar ska se ut när förändringen är genomförd. Vi designar styrmodell, forum och processflöden som fungerar i er kontext. Vårt fokus är alltid enkelhet, förankring och spårbarhet. Resultatet blir en tydlig målbild som kan beslutas av styrgrupp eller ledning.

4

Steg 4 — Planering och roadmap

Vi omsätter målbilden i en konkret plan. Roadmapen anger tid, resurser, ansvariga och beroenden. Här bestäms också mätetal, beslutspunkter och kommunikationsaktiviteter. Vi säkerställer att planen är realistisk, förankrad och möjlig att följa upp både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.

5

Steg 5 — Införande

Förändringen införs stegvis genom piloter, utbildning och riktad kommunikation. Vi leder arbetet i nära samverkan med er organisation. Fokus ligger på att skapa förståelse, bygga kompetens och testa lösningarna i liten skala innan full utrullning. Införandet sker alltid med riskhantering och kontinuerlig avstämning.

6

Steg 6 — Överlämning och etablering

När införandet är klart leder vi överlämningen till linjeorganisationen. Vi säkerställer att roller, dokumentation och rutiner är på plats och att ansvar för drift och förvaltning är accepterat. Eventuella barnsjukdomar fångas upp i en etableringsfas med hypercare, så att förändringen faktiskt får fäste.

7

Steg 7 — Förvaltning och förbättring

Förändringen blir hållbar först när den integreras i vardagen. Vi hjälper er etablera mätetal, rapportpaket och förbättringscykler som gör att arbetet fortsätter utvecklas över tid. Ägarskap och ansvar sätts i forum och rollbeskrivningar, och förbättringsbackloggar säkerställer att lärdomar används systematiskt.

Know More
8

Steg 8 — Utvärdering och nyttorealisering

Slutligen följer vi upp effekterna: har vi kortat ledtider, minskat kostnader eller höjt kvaliteten? Vi mäter nyttorealisering mot de mål som sattes i steg 2 och dokumenterar lärdomar för nästa initiativ. På så vis byggs en kultur där digitalisering och verksamhetsutveckling kopplas till samhällsnytta och kontinuerligt förbättras.

Know More
förvaltningsmodellen pm3 för tydligt ägarskap, styrning och prioritering

ITIL-utbildningar för offentlig sektor | ITIL foundation

Vi erbjuder ITIL-utbildningar som är anpassade för kommuner och regioner. Fokus ligger på processer som fungerar i vardagen: tydliga roller, mätbara mål och styrning som kopplar till tjänstekvalitet, pm3 och LOU-krav. Alla utbildningar kan skräddarsys efter målgrupp, mognad och systemstöd.
Till vår ITL-utbildningar