I offentlig sektor avgör kvaliteten på upphandlingsdokumenten om en investering blir lyckad eller inte. Trots det är kravställningen ofta bristfällig, otydlig eller felriktad. Då blir resultatet anbud som inte går att jämföra, leverantörer som tolkar kraven fritt – och i värsta fall avtal som inte går att följa upp. Nyckeln är att formulera ska-krav och bör-krav på ett sätt som är mätbart, spårbart och begripligt för både beställare och leverantör.
När kravställning blir en risk istället för en trygghet
Upphandlingar i offentlig sektor styrs av LOU och är föremål för hård granskning. Varje felaktighet i kravställningen kan leda till överprövningar, förseningar och i värsta fall skadestånd. Ändå är det vanligt att krav skrivs slarvigt eller på ett sätt som lämnar stort tolkningsutrymme.
Ska-kraven blir ibland så allmänna att de inte är möjliga att verifiera, till exempel ”leverantören ska ha god erfarenhet”. Bör-kraven formuleras ibland som önskemål utan tydlig koppling till poängsättning, vilket gör utvärderingen subjektiv. Resultatet blir att man inte kan bedöma leverantörerna på lika villkor.
Vad som kännetecknar bra ska-krav
Ska-krav är de krav som måste uppfyllas för att ett anbud ens ska vara giltigt. Därför måste de vara tydliga, konkreta och enkla att kontrollera. Ett bra ska-krav är:
-
Mätbart – det går att verifiera med dokumentation eller test.
-
Otvetydigt – det kan inte tolkas på flera olika sätt.
-
Relevanta – direkt kopplade till den faktiska leveransen.
-
Spårbara – det går att följa upp under hela avtalsperioden.
Ett exempel: istället för ”systemet ska vara användarvänligt” bör man skriva ”systemet ska kunna användas för X uppgift av en ny användare efter maximalt två timmars utbildning”.
Hur man gör bör-krav användbara
Bör-krav används för att skilja mellan leverantörer när flera kan uppfylla ska-kraven. Men för att fungera måste de kopplas till en tydlig utvärderingsmodell. Det räcker inte att skriva ”leverantören bör ha erfarenhet av offentlig sektor”. Man måste förklara hur erfarenheten ska mätas och poängsättas.
Ett bra bör-krav är:
-
Formulerat som ett mätbart kriterium.
-
Kopplat till en poängmatris.
-
Transparent i hur mycket vikt det får i helhetsbedömningen.
Exempel: ”Leverantören bör kunna uppvisa minst tre referensuppdrag inom kommunal sektor de senaste fem åren. Uppfylls 3 referenser ges 5 poäng, 2 referenser 3 poäng, 1 referens 1 poäng.”
Effekterna av bra kravställning
När ska-krav och bör-krav är tydliga och mätbara minskar risken för överprövningar, och leverantörerna kan lämna anbud som går att jämföra på sakliga grunder. Beställaren får större kontroll över leveransen och kan följa upp avtalet under hela dess livslängd.
För verksamheten betyder det att man faktiskt får det man upphandlat, inom rätt tid och till rätt kvalitet. För leverantörerna betyder det en mer rättvis konkurrens, där de som bäst möter behoven också vinner avtalen.
Slutsats
Att skriva ska-krav och bör-krav är inte en formalitet – det är kärnan i en fungerande upphandling. Genom att lägga tid på att göra kraven tydliga, mätbara och spårbara skapas trygghet för både beställare och leverantör. Det är först då offentlig sektor kan säkerställa att skattepengar används effektivt och att digitalisering och andra investeringar leder till verklig nytta.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
