IT-projekt i offentlig sektor har blivit synonymt med förseningar, spräckta budgetar och uteblivna resultat. Enligt flera rapporter från både Statskontoret och Riksrevisionen uppgår de årliga kostnaderna för misslyckade digitaliseringsinitiativ till miljarder kronor. Ändå fortsätter kommuner, regioner och statliga myndigheter att upprepa samma misstag. Problemet är inte tekniken – den fungerar oftast som den ska – utan bristen på tydlig styrning, ledarskap och förändringsförmåga.
I en tid då digitalisering ses som nyckeln för att klara framtidens välfärd riskerar dessa havererade projekt att undergräva både förtroendet för politiken och verksamhetens leveransförmåga. När projekten stannar vid otydliga visioner, splittrade prioriteringar och en kultur som inte är mogen för förändring blir slutresultatet att medborgarna får vänta längre, betala mer och ofta nöja sig med lösningar som inte motsvarar deras behov.
När tekniken får skulden men ledningen är problemet
När ännu ett IT-projekt havererar är det lätt att peka på systemet: det var för komplext, för nytt eller inte kompatibelt. Men sanningen är att tekniken nästan alltid fungerar. Det är organisationen som misslyckas med att styra, prioritera och skapa rätt förutsättningar. Resultatet blir projekt som startas med goda intentioner men där struktur och ansvar saknas.
Otydliga mål och spretig styrning
En av de vanligaste orsakerna till att IT-projekt havererar i offentlig sektor är bristen på tydliga mål. Det talas om ”förbättrad service” eller ”effektivare processer” men utan konkreta och mätbara kriterier. Utan en gemensam målbild famlar projektet i mörkret.
Till detta kommer styrningen. Projektet ägs ibland av IT, ibland av verksamheten, och ibland av ingen alls. När forum saknar mandat och beslutsvägar inte är tydliga stannar projektet upp, eller så drar olika delar av organisationen åt olika håll.
Brist på resurser och kompetens
Offentlig sektor lider av kronisk resursbrist, och digital kompetens är inget undantag. Ofta tillsätts projekt med för få resurser och medarbetare som redan är överbelastade. Samtidigt är det svårt att behålla nyckelkompetenser, eftersom privata aktörer kan erbjuda högre löner och snabbare karriärvägar.
Det leder till en farlig kombination: projekt utan rätt kompetens, styrda av chefer som inte förstår vidden av de utmaningar de tar på sig. Utan rätt människor på plats kan inget ramverk eller metod rädda projektet.
Övertro på metod istället för anpassning
Många IT-projekt misslyckas för att man tror att metodvalet i sig är lösningen. Agilt, SCRUM, PPS eller PROJEKTiL – det spelar mindre roll. Problemet är att man ofta väljer metod utifrån mode snarare än behov. Resultatet blir antingen en rigid metod som inte passar organisationen, eller en agil modell utan tydliga beslutspunkter, där projektet flyter iväg utan styrning.
Framgångsrika projektledningar förstår att metod är ett verktyg, inte ett mål. De anpassar styrningen till förutsättningarna och kombinerar det bästa från olika modeller.
Bristande förändringsledning
Digitalisering handlar alltid om förändring, men förändringsledning prioriteras ofta bort. Fokus läggs på systemet, tester och teknik – men inte på människorna som ska arbeta med lösningen. När utbildning, kommunikation och delaktighet inte finns på plats möts projektet av motstånd.
Många misslyckade IT-projekt hade kunnat räddas om förändringsledningen varit lika viktig som tekniken. Att förklara nyttan, skapa engagemang och stötta medarbetarna i omställningen är nyckeln till framgång.
Politiska och organisatoriska cykler
En särskild utmaning i offentlig sektor är de politiska cyklerna. Projekt påbörjas under en mandatperiod men byter ägare, prioriteringar och riktning efter ett val. På samma sätt kan organisatoriska förändringar, som omorganisationer eller nedskärningar, slå sönder strukturen i ett pågående projekt.
Resultatet blir halvfärdiga lösningar, tappad kunskap och ett ständigt omtag. Tekniken i sig är inte problemet – det är den kortsiktiga styrningen och bristen på kontinuitet.
Leverantörsstyrda projekt
Alltför många projekt i offentlig sektor drivs i praktiken av leverantörer. Upphandlingen görs på vaga kravspecifikationer, och när projektet väl startar blir kommunen eller regionen beroende av leverantörens vägval. Detta leder till inlåsning, ökade kostnader och system som inte är anpassade till verksamhetens behov.
Den offentliga beställaren måste ta tillbaka kontrollen. Det kräver tydliga krav, en kompetent projektledning och förmågan att styra leverantören – inte tvärtom.
Slutsats – det handlar om ledarskap, inte teknik
De vanligaste orsakerna till att IT-projekt misslyckas i offentlig sektor har väldigt lite med teknik att göra. Problemen ligger i otydlig styrning, bristande kompetens, fel metodval, svag förändringsledning, politiska cykler och leverantörsstyrning.
För att vända utvecklingen måste offentlig sektor inse att IT-projekt inte är teknikprojekt. Det är förändringsprojekt som kräver starkt ledarskap, tydliga strukturer och en kultur som klarar av att förändras. Först då kan digitaliseringen leverera den nytta som välfärden så desperat behöver.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
