Under decennier har PM3 varit en stöttepelare inom IT-förvaltning för många svenska organisationer, särskilt inom offentlig sektor. Det har erbjudit en struktur, tydliga roller och en gemensam vokabulär för att hantera utveckling, förvaltning och drift av IT-system. Men i en tid då den digitala omställningen accelererar, agila metoder dominerar och molntjänster blir standard, upplever allt fler att PM3, i sin traditionella form, inte längre räcker till.
Organisationer står inför ett dilemma: hur avvecklar man ett djupt rotat ramverk som PM3 utan att tappa kontrollen, utan att skapa kaos i förvaltningen, och utan att förlora den värdefulla kunskap och struktur som det en gång bidrog med? Denna artikel kommer att djupdyka i utmaningarna och möjligheterna med att modernisera eller helt avveckla PM3, presentera strategier för en kontrollerad övergång, och visa hur man kan bibehålla styrning och effektivitet i en mer agil och molnbaserad förvaltningsmodell.
Ytterligare läsning om pm3
Vill du fördjupa dig mer i pm3 och hur modellen kan användas i praktiken? Här hittar du fler artiklar som belyser olika aspekter av pm3, från vanliga fallgropar till hur du undviker otydliga roller och dubbelstyrning.
Avveckling av PM3: En kontrollerad övergång till modern IT-förvaltning
PM3 är ett begrepp som är synonymt med IT-förvaltning i Sverige. Utvecklat av Evry (tidigare EDB Ergogroup), har det sedan början av 2000-talet blivit en de facto-standard, särskilt inom offentlig sektor, för att organisera och styra förvaltning och utveckling av IT-system. Ramverket erbjuder en tydlig uppdelning i förvaltningsmodeller, roller som förvaltningsledare, objektägare och systemförvaltare, samt processer för bland annat planering, budgetering och uppföljning. För många organisationer har PM3 varit en nyckel till att skapa ordning, struktur och mätbarhet i en komplex IT-miljö.
Men landskapet för IT-utveckling och -förvaltning har förändrats dramatiskt. Agila arbetssätt som Scrum och Kanban har blivit norm, molntjänster har flyttat fokus från egen drift till tjänstekonsumtion, och devops-kulturen suddar ut gränserna mellan utveckling och drift. I denna nya verklighet upplever allt fler organisationer att PM3, med sin ofta hierarkiska och processdrivna natur, kan verka trögt, skapa onödig administration och till och med hämma innovationstakten. Det uppstår en spänning mellan det etablerade ramverket och behovet av flexibilitet, snabbhet och affärsfokus.
Frågan är då: om PM3 inte längre är optimalt, hur går man tillväga för att avveckla det utan att skapa ett vakuum, tappa kontrollen över den dagliga driften och utvecklingen, eller förlora den kunskap och erfarenhet som byggts upp? Att kasta ut ramverket utan en plan är receptet för kaos. Det krävs en noggrann, strategisk och kontrollerad övergång.
Varför avveckla eller modernisera PM3?
Flera faktorer driver organisationer att ompröva sin användning av PM3:
-
Agilitet: PM3 är traditionellt anpassat för vattenfallsmodellen och kan ha svårt att integreras sömlöst med agila utvecklingsmetoder. De fasta cyklerna och hierarkiska beslutsstrukturerna kan krocka med agila teamens behov av snabb återkoppling och flexibilitet.
-
Molntjänster och SaaS: När allt fler tjänster konsumeras som molntjänster (SaaS, PaaS, IaaS), flyttas ansvaret för delar av förvaltningen till leverantören. PM3:s detaljerade interna processer för drift och underhåll blir då mindre relevanta, och fokus skiftar till tjänsteförvaltning och leverantörsstyrning.
-
DevOps: Samspelet mellan utveckling och drift blir allt tätare i en DevOps-kultur. PM3:s strikta uppdelning mellan dessa domäner kan motverka denna integration och skapa onödiga överlämningar.
-
Administrativ börda: Många upplever att PM3 genererar en stor administrativ börda med möten, dokumentation och roller som inte alltid tillför motsvarande affärsvärde i den snabbföränderliga digitala miljön.
-
Bristande affärsfokus: Fokus kan i PM3-modellen lätt hamna på "att göra rätt" snarare än "att göra rätt saker" för verksamheten.
Att tappa kontrollen: De största riskerna
Att avveckla PM3 utan en genomtänkt strategi kan leda till allvarliga problem:
-
Förlust av styrning: Tydliga roller, ansvar och processer är grundläggande för att styra IT-förvaltningen. Ett borttagande av PM3 utan ersättning kan leda till ett vakuum där ingen vet vem som gör vad eller vem som fattar beslut.
-
Säkerhetsbrister: Bristande processer för förändringshantering, patchning eller uppföljning kan öppna upp för säkerhetsluckor och incidenter.
-
Försämrad kvalitet: Kvalitetssäkring och systematiskt underhåll kan bli lidande, vilket leder till sämre prestanda, fler fel och minskad tillförlitlighet i IT-systemen.
-
Kaos i budget och resursplanering: Utan etablerade processer för budgetering och resursallokering kan kostnader skena iväg och kritiska projekt bli underfinansierade.
-
Kunskapsförlust: Om dokumentation och processer inte överförs till ett nytt ramverk, kan värdefull kunskap om system och förvaltning gå förlorad.
-
Minskad spårbarhet och kontroll: Utan tydliga processer blir det svårt att spåra förändringar, uppfölja leveranser och visa regelefterlevnad.
En kontrollerad övergång: Steg för steg
Att avveckla eller modernisera PM3 bör ses som ett eget projekt med tydliga mål, resurser och en förankrad plan. Här är en strategisk process:
1. Nulägesanalys och målsättning:
-
Var står vi idag? Börja med att analysera hur PM3 verkligen används i organisationen. Vilka roller är aktiva? Vilka processer fungerar bra, och vilka upplevs som byråkratiska? Kartlägg beroenden mellan olika PM3-komponenter och andra ramverk (t.ex. ITIL, PRINCE2).
-
Vad vill vi uppnå? Definiera tydligt vad den nya förvaltningsmodellen ska möjliggöra. Ökad agilitet? Bättre affärsfokus? Minskad administrativ börda? Bättre integration med DevOps? Säkrare molntjänsthantering? Dessa mål blir kompassen för förändringen.
-
Identifiera drivkrafter och hinder: Engagera nyckelintressenter (ledning, IT-personal, verksamhetsrepresentanter) för att förstå deras perspektiv.
2. Designa den nya förvaltningsmodellen:
-
Inspireras av andra ramverk: Det handlar sällan om att uppfinna hjulet. Titta på moderna ramverk och principer som:
-
ITIL 4: Mer flexibelt än tidigare versioner, med fokus på värdeströmmar och tjänsteskapande, och mer anpassningsbart till agila metoder.
-
Verksamhetsbaserad IT-styrning: Flytta fokus från system till de värdeskapande tjänster som IT levererar till verksamheten.
-
Agila principer: Anpassa roller och processer för att stödja snabbare iterationer och kontinuerlig förbättring.
-
DevOps-principer: Integrera utveckling och drift för att skapa snabbare och säkrare leveranser.
-
-
Roller och ansvar: Definiera tydliga roller och ansvar i den nya modellen. Hur ska objektägarskapet se ut? Vilka roller behövs för tjänsteförvaltning i en molnmiljö? Hur organiseras team för utveckling och drift?
-
Processer och arbetssätt: Skapa nya, eller anpassa befintliga, processer för:
-
Planering och portföljstyrning: Hur prioriteras initiativ och hur budgeteras de?
-
Förändringshantering: Hur hanteras ändringar i system och tjänster?
-
Incident- och problemhantering: Hur hanteras avbrott och återkommande fel?
-
Leverantörsstyrning: Hur styrs och följs molntjänstleverantörer upp?
-
Informationssäkerhet och dataskydd: Säkerställ att dessa är inbyggda i alla nya processer.
-
-
Dokumentation: Bestäm vilken dokumentation som är absolut nödvändig och hur den ska underhållas i den nya modellen. Fokusera på värde framför volym.
3. Förankring och kommunikation:
-
Kommunicera "varför": Det är avgörande att förklara varför PM3 avvecklas och vilken nytta den nya modellen kommer att ge. Utan tydlig kommunikation riskerar man motstånd och förvirring.
-
Engagera intressenter: Involvera nyckelpersoner i designen av den nya modellen. Det skapar ägarskap och acceptans.
-
Utbildning: Utbilda personal i de nya rollerna, processerna och verktygen. Detta är kritiskt för att säkerställa att alla förstår och kan arbeta i den nya modellen.
4. Piloter och inkrementell implementering:
-
Börja i liten skala: Försök inte att förändra allt på en gång. Välj ett begränsat område eller en mindre tjänst att pilottesta den nya modellen på. Detta ger värdefulla lärdomar och möjlighet att justera.
-
Iterativ utveckling: Inför den nya modellen stegvis. Vad kan införas först som ger mest värde? Vad kan vänta? Denna agila ansats minskar risken och gör anpassningen lättare.
-
Mät och utvärdera: Definiera tydliga mätetal för att följa upp den nya modellens effektivitet. Uppnår vi våra mål om ökad agilitet, minskad administration etc.?
5. Avveckla PM3-artefakter och rutiner:
-
Avsluta gamla processer: När de nya processerna är på plats och fungerar, avveckla de gamla PM3-processerna formellt.
-
Migrera relevant dokumentation: Se till att all kritisk dokumentation från PM3-eran överförs till den nya modellen eller arkiveras på ett strukturerat sätt.
-
Rensa bort gamla möten och strukturer: Avveckla möten och styrgrupper som var specifika för PM3.
Nyckeln till framgång: Ledarskap och flexibilitet
Att avveckla PM3 är mer än en teknisk eller processuell förändring; det är en kulturförändring. Framgången beror till stor del på:
-
Starkt ledarskap: Ledningen måste driva förändringen, kommunicera visionen och ge nödvändiga resurser.
-
Flexibilitet och pragmatism: Var beredd att justera planen. Det finns ingen "one-size-fits-all" lösning; den nya modellen måste anpassas till organisationens unika kultur och behov.
-
Fokus på värde: Håll alltid fokus på att den nya modellen ska skapa mer värde för verksamheten och medborgarna.
-
Kontinuerlig förbättring: Den nya förvaltningsmodellen bör inte ses som statisk, utan som något som ständigt utvecklas och förbättras.
Genom att ta sig an avvecklingen av PM3 med en strukturerad, strategisk och flexibel ansats kan organisationer inte bara undvika kaos, utan också transformera sin IT-förvaltning till en mer agil, effektiv och affärsdriven funktion, redo för framtidens digitala utmaningar. Det handlar om att bygga en bro från en etablerad men föråldrad struktur till en modern och dynamisk förvaltningsverklighet – utan att någonsin tappa kontrollen.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
