Offentlig sektor har i decennier brottats med samma återkommande problem: otydliga roller, parallella beslutsvägar och dubbelstyrning som leder till ineffektivitet, konflikter och slöseri med resurser. Modeller och strategier skrivs, men när vardagen tar vid återstår ofta samma kaos i förvaltningen. pm3 är inte ett trollspö, men det är en beprövad modell som skapar ordning och riktning. Här är åtta av de vanligaste problemen – och hur de faktiskt kan lösas i praktiken.
Ytterligare läsning om pm3
Vill du fördjupa dig mer i pm3 och hur modellen kan användas i praktiken? Här hittar du fler artiklar som belyser olika aspekter av pm3, från vanliga fallgropar till hur du undviker otydliga roller och dubbelstyrning.
1. Otydliga roller och ansvar
När ingen riktigt vet vem som äger frågan fastnar beslut i luften. Systemförvaltare tror att verksamheten bestämmer, medan verksamheten väntar på IT. Resultatet blir stillestånd.
Så löser pm3 det:
pm3 definierar roller med tydliga mandat. Med förvaltningsledare på både verksamhets- och IT-sidan blir det klart vem som fattar beslut, och besluten blir spårbara.
2. Dubbelstyrning i flera forum
När samma fråga diskuteras i tre olika forum blir resultatet ofta motsägelsefulla beslut och förlorad tid.
Så löser pm3 det:
Genom att etablera tydliga beslutsforum kopplade till förvaltningsobjekt säkerställer pm3 att alla beslut tas i rätt forum – en gång, inte tre.
3. Brist på helhetsperspektiv
IT vill optimera systemet, verksamheten vill lösa dagens problem, och ingen ser till hela livscykeln.
Så löser pm3 det:
Förvaltningsobjekten binder samman verksamhet och IT och fokuserar på helheten: utveckling, drift och långsiktig förvaltning.
4. Budget utan koppling till nytta
Många organisationer fördelar pengar till system utan att koppla investeringen till verksamhetens effektmål.
Så löser pm3 det:
Genom att knyta varje objekt till mål och budget blir det tydligt hur resurser används och vilken nytta de ska leverera.
5. Konflikter mellan utveckling och förvaltning
När utvecklingsprojekt vill springa snabbt men förvaltningen fokuserar på stabil drift uppstår ständiga konflikter.
Så löser pm3 det:
pm3 skapar ett forum där båda perspektiven möts och prioriteras. Besluten blir balanserade och dokumenterade, inte personberoende.
6. Avveckling som aldrig sker
System som inte längre används lever vidare, kostar pengar och blockerar nya satsningar.
Så löser pm3 det:
Modellen inkluderar processer för kontrollerad avveckling med beroendeanalys, reservrutiner och övergång till arkiv eller ersättande lösning.
7. Otydlig uppföljning
När effekter inte mäts vet ingen om resurserna faktiskt skapar nytta.
Så löser pm3 det:
Varje objekt får mätbara mål och uppföljning inbyggd i årshjulet. Resultaten kan följas upp per system, tjänst eller process.
8. Personberoende styrning
I många organisationer faller styrningen när en enskild person slutar, eftersom strukturen inte är formaliserad.
Så löser pm3 det:
pm3 etablerar en modell där styrningen är organisatorisk, inte personbunden. Roller, ansvar och forum är dokumenterade och kan överlåtas.
Slutsats
Otydliga roller och dubbelstyrning är inte bara ett irritationsmoment – de är en av de största bromsklossarna för digitalisering och samhällsnytta i offentlig sektor. pm3 löser inte alla problem, men det skapar en gemensam struktur som gör skillnaden mellan kaos och kontroll. Frågan är inte om kommuner, regioner och myndigheter har råd att införa pm3 – utan om de har råd att låta bli.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
