"Har du hört talas om PM3, men undrar vad det egentligen är? Upptäck ramverket som format IT-förvaltningen i Sverige."
I den snabbt föränderliga digitala världen är effektiv IT-förvaltning avgörande för varje organisation, särskilt inom offentlig sektor. Många har stött på begreppet PM3 i diskussioner om systemägande, förvaltningsmodeller eller IT-styrning, men vad betyder det egentligen?
PM3 är inte bara en förkortning; det är ett omfattande ramverk som har fungerat som ryggrad för IT-förvaltning i Sverige under decennier, med syftet att skapa struktur, tydliga ansvarsområden och en gemensam förståelse för hur IT-system ska utvecklas, förvaltas och driftas. Men vad består det av? Vilka principer ligger till grund? Och hur har det påverkat hur vi ser på IT som en strategisk tillgång?
Denna artikel kommer att ge en grundlig förklaring av vad PM3 är, dess byggstenar – de fyra grundstenarna Objekt, Uppdrag, Organisering och Samordning – och varför det har blivit så centralt för svensk IT-förvaltning.
Ytterligare läsning om pm3
Vill du fördjupa dig mer i pm3 och hur modellen kan användas i praktiken? Här hittar du fler artiklar som belyser olika aspekter av pm3, från vanliga fallgropar till hur du undviker otydliga roller och dubbelstyrning.
Vad är PM3? En grundlig genomgång av IT-förvaltningsmodellen Pm3
I en värld där digitaliseringen genomsyrar varje aspekt av samhället, från myndighetsutövning till medborgarservice, är en effektiv och kontrollerad IT-förvaltning inte längre en valmöjlighet – det är en nödvändighet. Många svenska organisationer, inte minst inom den offentliga sektorn, har under lång tid förlitat sig på ett specifikt ramverk för att hantera denna komplexa uppgift: PM3. Men vad är PM3 egentligen, och varför har det fått en så central roll?
PM3, som ursprungligen utvecklades av konsultföretaget PÅ AB i början av 2000-talet, är ett ramverk för IT-förvaltning. Dess primära syfte är att ge organisationer en strukturerad metodik för att planera, organisera, styra, leda och följa upp all verksamhet som rör IT-system och tjänster. Det handlar om att säkerställa att IT-tillgångarna levererar maximalt värde till verksamheten, samtidigt som de underhålls, utvecklas och driftas på ett kostnadseffektivt och säkert sätt.
PM3 syftar till att överbrygga klyftan mellan verksamhet och IT. Genom att etablera en gemensam förståelse, tydliga roller och väldefinierade processer, hjälper PM3 organisationer att se IT som en integrerad del av verksamheten snarare än enbart en supportfunktion.
Kärnan i PM3: De fyra grundstenarna
För att förstå vad PM3 är, måste vi titta på dess fyra grundläggande delar, som tillsammans skapar en systematisk och tvärfunktionell styrning för IT-förvaltningen. Dessa grundstenar är fundamentala för att skapa ordning, tydlighet och effektivitet i IT-förvaltningen:
-
Objekt:
-
Vad det är: Ett "objekt" i PM3-sammanhang är ett tydligt definierat IT-stöd som levererar verksamhetsnytta. Det kan vara ett enskilt system, en samling system, eller en IT-tjänst. Nyckeln är att objektet är avgränsat och har ett tydligt verksamhetsändamål och en definierad livscykel.
-
Varför det är viktigt: Genom att definiera objekt skapas tydliga ansvarsområden som sträcker sig över olika verksamhetsdelar och IT-funktioner. Detta förhindrar att system "faller mellan stolarna" och säkerställer att varje IT-tillgång har en tydlig ägare (Objektägare) och en plan för sin långsiktiga förvaltning. Denna princip hjälper till att organisera och strukturera den ofta komplexa IT-miljön.
-
Tillhörande förvaltningsområden: För varje objekt definierar PM3 även fyra förvaltningsområden som beskriver olika aspekter av förvaltningsarbetet:
-
Funktionell förvaltning: Fokuserar på IT-systemets förmåga att stödja verksamhetens behov. Här hanteras vidareutveckling och kravställning från verksamheten.
-
Systemförvaltning: Här ligger fokus på IT-systemets tekniska hälsa, prestanda, stabilitet och säkerhet, inklusive underhåll och drift.
-
Användarstöd: Handlar om att ge support till slutanvändarna.
-
Utvecklingsförvaltning: Detta område koordinerar och styr förändringar och projekt inom de övriga förvaltningsområdena.
-
-
-
Uppdrag:
-
Vad det är: Uppdraget handlar om styrning och prioritering inom objekten, baserat på verksamhetens övergripande mål och strategier. Det definierar vad som ska uppnås med objektet, vilka förväntningar som finns på dess leverans och vilken budget som är tillgänglig. Objektägaren är central i att formulera och kommunicera detta uppdrag, vilket säkerställer att IT-systemen bidrar till verksamhetens mål.
-
Varför det är viktigt: Ett tydligt uppdrag säkerställer att förvaltningsarbetet är strategiskt inriktat och bidrar till organisationens övergripande mål. Det ger riktning för förvaltningsledaren och systemförvaltaren och möjliggör effektiv prioritering av förändringar och underhållsinsatser. Uppdraget hjälper också till att balansera behovet av nyutveckling mot nödvändigt underhåll.
-
-
Organisering:
-
Vad det är: Organisering specificerar roller och ansvar för att säkerställa styrning, ledning och genomförande av förvaltningsarbetet. PM3 definierar en uppsättning standardiserade roller med tydliga ansvarsbeskrivningar för att undvika gråzoner och skapa tydlighet. Exempel på nyckelroller är:
-
Objektägare: En representant från verksamheten, ytterst ansvarig för att IT-objektet levererar verksamhetsnytta och håller budget.
-
Förvaltningsledare: Leder och koordinerar det dagliga förvaltningsarbetet, säkerställer att PM3-processerna följs.
-
Systemförvaltare: Ansvarar för den tekniska driften och underhållet av IT-systemet.
-
Andra roller: Exempelvis testledare, lösningsarkitekt, applikationsförvaltare, beroende på objektets komplexitet.
-
-
Varför det är viktigt: Tydliga roller säkerställer att alla vet vad de ska göra och vem de ska vända sig till. Detta minskar friktion, effektiviserar beslutsfattande och skapar accountability i hela förvaltningsprocessen. En väl definierad organisation är grundläggande för effektiv samverkan mellan verksamhet och IT.
-
-
Samordning:
-
Vad det är: Samordning handlar om att integrera PM3-modellen med övriga styrningsmodeller, processer och ramverk som organisationen använder. Det kan vara andra delar av IT-styrningen (som ITIL, agila metoder), projektstyrningsmodeller (som PRINCE2), eller övergripande verksamhetsstyrning. Det inkluderar även samordning med externa leverantörer och deras leveransmodeller.
-
Varför det är viktigt: Ingen IT-förvaltning existerar i ett vakuum. Effektiv samordning säkerställer att PM3-processerna fungerar sömlöst med andra delar av organisationen, vilket undviker dubbelarbete, skapar synergieffekter och säkerställer en enhetlig styrning. Det är avgörande för att PM3 inte ska bli en isolerad ö, utan en integrerad del av hela verksamhetsstyrningen och en del av organisationens digitala ekosystem.
-
Varför är PM3 så vanligt i Sverige?
PM3:s framgång i Sverige, särskilt inom offentlig sektor, kan tillskrivas flera faktorer:
-
Behov av struktur: Många organisationer behövde ett konkret och handfast ramverk för att hantera en växande och komplex IT-miljö. PM3 erbjöd just det genom sina tydliga grundstenar.
-
Tydliga ansvarsområden: De definierade rollerna och det tydliga ansvaret har varit en stor fördel, särskilt i stora organisationer med många intressenter.
-
Verksamhetsfokus: Genom Objektägarens roll och fokus på Uppdrag, betonar PM3 att IT ska leverera värde till verksamheten, inte bara vara en teknisk angelägenhet.
-
Svensk anpassning: Ramverket är utvecklat i Sverige och anpassat till svenska förhållanden och lagstiftning, vilket har gjort det lättare att implementera.
-
Gemensam vokabulär: PM3 har skapat ett gemensamt språk för IT-förvaltning som underlättar kommunikation mellan olika delar av en organisation och även mellan olika organisationer.
Utmaningar och PM3 i en föränderlig värld
Trots sina fördelar har PM3 också mött kritik och står inför utmaningar i dagens snabbrörliga IT-landskap:
-
Agilitet: PM3:s ofta cykliska och processdrivna natur kan krocka med agila utvecklingsmetoder som kräver snabbare iterationer och mer flexibla beslutsstrukturer.
-
Molntjänster: Med övergången till molntjänster (SaaS, PaaS, IaaS) outsourcas delar av den tekniska förvaltningen till externa leverantörer. PM3 måste då anpassas för att hantera tjänsteförvaltning och leverantörsstyrning, vilket faller under Samordningsprincipen.
-
Administrativ börda: Vissa upplever att PM3 kan vara tungrott och generera mycket dokumentation och möten om det inte tillämpas pragmatiskt.
-
Fokus på system framför värdeflöden: Ramverket utgår från "objekt" (system) snarare än värdeflöden eller tjänster som helhet, vilket kan vara en utmaning i en mer integrerad verksamhet, även om Uppdragsprincipen strävar efter att koppla objekt till verksamhetsmål.
Trots dessa utmaningar är PM3:s grundläggande principer om styrning, ansvar och systematik, förankrade i dess fyra grundstenar, fortfarande högst relevanta. Många organisationer väljer därför att inte helt överge PM3, utan snarare att anpassa och modernisera ramverket för att passa dagens behov, exempelvis genom att integrera det med agila metoder eller ITIL 4.
Sammanfattning
PM3 är ett väletablerat ramverk för IT-förvaltning som erbjuder en strukturerad metodik för att organisera, styra och leda arbetet med IT-system. Genom sina fyra grundstenar – Objekt, Uppdrag, Organisering och Samordning – har PM3 hjälpt otaliga svenska organisationer att skapa ordning och reda i sin IT-miljö. Dessa byggstenar säkerställer en systematisk och tvärfunktionell styrning som är avgörande för att IT ska leverera maximalt värde på ett hållbart och kontrollerat sätt. Även om digitaliseringen och nya arbetssätt ställer nya krav, förblir PM3:s kärnprinciper om ansvar, systematik och verksamhetsfokus grundläggande för en framgångsrik och hållbar IT-förvaltning. Att förstå vad PM3 är, är att förstå en stor del av svensk IT-historia och dess nuvarande utmaningar.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
