Föreställ dig en byggnad som, år efter år, får nya tillbyggnader men där ingen systematiskt underhåller grunden, byter ut slitna rör eller reparerar taket. Snart blir den omodern, ineffektiv och riskabel att bo i. Denna bild är en slående analogi för "förvaltningsskuld" inom IT i offentlig sektor.
Många kommuner och regioner har under lång tid prioriterat nyutveckling framför en adekvat och systematisk förvaltning av befintliga IT-system. Resultatet är en ackumulerad "skuld" i form av föråldrade system, komplexa integrationer, bristande dokumentation och hög sårbarhet.
Denna skuld är inte bara en teknisk utmaning; den är en ekonomisk börda, ett hinder för digital innovation och en potentiell risk för medborgarnas trygghet och servicenivå. Men hur kan man tackla denna växande utmaning? Och kan ett etablerat ramverk som PM3 erbjuda den struktur och de verktyg som krävs för att inte bara hantera, utan också minska, den digitala förvaltningsskulden i offentlig sektor?
Denna artikel kommer att djupdyka i vad förvaltningsskuld är, varför den uppstår, dess konsekvenser för kommuner och regioner, samt hur PM3 kan vara en kraftfull allierad i arbetet med att vända trenden och bygga en mer hållbar digital framtid.
Ytterligare läsning om pm3
Vill du fördjupa dig mer i pm3 och hur modellen kan användas i praktiken? Här hittar du fler artiklar som belyser olika aspekter av pm3, från vanliga fallgropar till hur du undviker otydliga roller och dubbelstyrning.
Förvaltningsskuld i offentlig sektor: Hur PM3 kan vända trenden
Den digitala transformationen är ett ständigt pågående arbete i Sveriges kommuner och regioner. Nya digitala tjänster lanseras, processer automatiseras och medborgarnas förväntningar på en smidig och effektiv offentlig sektor växer. Men bakom fasaden av nyutveckling döljer sig ofta en tickande bomb: förvaltningsskulden. Detta är ett begrepp som, likt sin "tekniska skuld"-kusin, beskriver de långsiktiga kostnader och risker som uppstår när man prioriterar kortsiktiga vinster framför en hållbar och systematisk förvaltning av befintliga IT-system och infrastruktur.
Förvaltningsskulden uppstår när organisationer skjuter upp nödvändigt underhåll, uppgraderingar, dokumentation och förbättringar av sina system. Istället för att investera i att hålla systemen moderna, säkra och effektiva, lägger man resurser på att lappa och laga, eller att bygga nya funktioner ovanpå en alltmer instabil grund. I offentlig sektor är denna problematik ofta särskilt uttalad, drivet av budgetbegränsningar, kortsiktiga politiska mandat och ett fokus på att leverera synliga "nya" tjänster till medborgarna.
Konsekvenserna av en växande förvaltningsskuld är allvarliga:
-
Högre kostnader på sikt: Det som sparas idag genom att skjuta upp underhåll blir ofta mångdubbelt dyrare att åtgärda i framtiden, då systemen är ännu äldre och mer komplexa att modernisera.
-
Minskad innovationsförmåga: Föråldrade system är svåra att integrera med nya tekniker, vilket bromsar takten i den digitala transformationen och möjligheten att införa nya, effektiva digitala tjänster.
-
Ökad sårbarhet och säkerhetsrisker: Gamla system saknar ofta den senaste säkerheten, vilket gör dem till attraktiva mål för cyberattacker och ökar risken för dataintrång.
-
Sämre kvalitet och tillgänglighet: Systemen blir instabilare, långsammare och mer benägna att drabbas av driftstörningar, vilket påverkar medborgarservicen negativt.
-
Kompetensförlust och svårigheter att rekrytera: Få vill arbeta med att lappa på gamla system, vilket leder till att kunskap om kritiska system koncentreras till ett fåtal individer och blir svår att ersätta.
-
Försämrad medarbetarmiljö: Frustration och ineffektivitet när medarbetare tvingas arbeta med system som krånglar.
Hur PM3 adresserar förvaltningsskuldens rötter
PM3 är ett ramverk för IT-förvaltning som utvecklades i Sverige med syftet att skapa struktur och kontroll över förvaltning, drift och utveckling av IT-system. Även om ramverket kan upplevas som komplext, är dess grundprinciper just de verktyg som behövs för att systematiskt angripa och minska förvaltningsskulden.
PM3 adresserar flera av de grundläggande orsakerna till förvaltningsskuld:
1. Tydliggörande av ansvar och roller:
En av de största bidragande faktorerna till förvaltningsskuld är otydligt ansvar. Vem äger systemet? Vem ansvarar för att det hålls uppdaterat?
-
PM3:s lösning: PM3 definierar tydliga roller som objektägare (ansvarig för verksamhetsnytta och budget), förvaltningsledare (ansvarig för att leda förvaltningsarbetet) och systemförvaltare (ansvarig för systemets tekniska hälsa). Denna ansvarsfördelning säkerställer att någon alltid har helhetsansvar för både systemets utveckling och dess långsiktiga underhåll.
2. Systematiskt underhåll och vidareutveckling:
Förvaltningsskuld uppstår när underhåll nedprioriteras till förmån för nyutveckling.
-
PM3:s lösning: PM3 delar in förvaltningen i fyra huvudområden:
-
Funktionell förvaltning: Vidareutveckling av systemet för att möta nya verksamhetsbehov.
-
Systemförvaltning: Tekniskt underhåll, uppgraderingar, patchning och drift av systemet.
-
Användarstöd: Stöd till användare och hantering av felanmälningar.
-
Utvecklingsförvaltning: Planering och styrning av förändringar. Genom denna uppdelning tvingas organisationen att allokera resurser till alla delar, inte bara nyutveckling. Systemförvaltningen blir en tydlig och mätbar aktivitet som får sin egen budget och uppföljning.
-
3. Kontrollerad förändringshantering:
Okoordinerade förändringar och ad hoc-lösningar bidrar till komplexitet och teknisk skuld.
-
PM3:s lösning: PM3 förespråkar en strukturerad förändringshantering genom ett förvaltningsstyrmodell. Förändringar går genom tydliga steg från idé till implementering, med konsekvensanalyser och beslut vid varje steg. Detta minskar risken för att nya förändringar skapar nya problem eller inkompatibiliteter.
4. Budgetering och resursallokering:
Brist på långsiktig planering och budget för underhåll är en grundorsak till skulden.
-
PM3:s lösning: Ramverket betonar behovet av en systematisk budgetprocess för förvaltningen som helhet. Genom att dela upp kostnaderna i de fyra förvaltningsområdena blir det lättare att se och budgetera för det nödvändiga underhållet (Systemförvaltning) snarare än att det enbart konkurrerar med nyutveckling (Funktionell förvaltning). Objektägaren ansvarar för att balansera dessa behov utifrån verksamhetens långsiktiga intresse.
5. Dokumentation och kunskapshantering:
Förvaltningsskuld förvärras av bristande dokumentation, vilket gör system svåra att förstå och underhålla.
-
PM3:s lösning: PM3 har en stark betoning på dokumentation av system, processer och roller. Även om detta ibland kritiserats för att vara tungrott, är den systematiska dokumentationen ett direkt botemedel mot kunskapsförlust och beroende av enskilda nyckelpersoner.
6. Uppföljning och mätbarhet:
Utan mätning är det omöjligt att veta om förvaltningen är effektiv eller om skulden växer.
-
PM3:s lösning: Ramverket uppmuntrar till att definiera KPI:er och mäta förvaltningsarbetet. Genom att mäta till exempel incidentfrekvens, upptid, tid för att åtgärda fel, eller kostnad per användare, kan organisationen få en tydlig bild av systemens hälsa och förvaltningsarbetets effektivitet. Detta ger underlag för faktabaserade beslut och visar värdet av underhåll.
Att anpassa PM3 för dagens digitala verklighet
Även om PM3 i sin originalform kan upplevas som tungrott för dagens snabbrörliga miljöer, är dess grundläggande principer om struktur, ansvar och systematik tidlösa. Många organisationer väljer därför inte att avveckla PM3 helt, utan snarare att modernisera och anpassa det:
-
Integrera med agila metoder: PM3:s objektstyrning kan kombineras med agila team som arbetar med utveckling. Förvaltningsledaren kan vara en del av produktägargruppen eller fungera som en länk mellan den strategiska förvaltningen och de agila teamen.
-
Fokusera på tjänsteförvaltning: I en molnbaserad värld skiftar fokus från att förvalta system till att förvalta tjänster. PM3 kan då anpassas för att hantera leverantörsstyrning och SLA:er för molntjänster.
-
Mindre byråkrati: Minska dokumentationskraven till det absolut nödvändiga. Prioritera kommunikation och transparens framför formella papper.
-
Automatisera processer: Använd IT-system för att automatisera delar av förvaltningsprocesserna, t.ex. för ärendehantering, förändringshantering och uppföljning.
Vägen framåt: Minska förvaltningsskulden med PM3 som grund
För kommuner och regioner som kämpar med en växande förvaltningsskuld, kan PM3 erbjuda en välbehövlig struktur för att ta kontroll. Det handlar om att:
-
Förankra problemet i ledningen: Ledningen måste förstå förvaltningsskuldens konsekvenser och aktivt stödja arbetet med att minska den.
-
Införa tydliga roller och ansvar: Säkerställ att det finns en tydlig objektägare och förvaltningsledare för varje kritiskt IT-stöd.
-
Prioritera systemförvaltning: Budgetera för och utför systematiskt underhåll, uppgraderingar och patchning. Detta bör ses som en "hyra" för att hålla systemen friska, inte en valfri kostnad.
-
Investera i dokumentation och kunskapsöverföring: Se till att dokumentation är uppdaterad och tillgänglig, och att kunskap sprids inom organisationen.
-
Mät och följ upp: Använd KPI:er för att kontinuerligt mäta systemens hälsa och förvaltningsarbetets effektivitet.
-
Kommunicera värdet: Visa hur investeringar i förvaltning leder till ökad stabilitet, säkerhet och förmåga att innovera.
Genom att omfamna PM3:s grundprinciper om struktur, ansvar och systematik, och anpassa dem till dagens behov, kan kommuner och regioner vända den negativa trenden med växande förvaltningsskuld. Det är en långsiktig investering som kanske inte ger omedelbara politiska poäng, men som är avgörande för en stabil, säker och innovativ digital välfärd i framtiden. Att ignorera förvaltningsskulden är inte längre ett alternativ – det är dags att betala av den, systematiskt och med kontroll.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
