För stora förvaltningsobjekt, den verkliga svagheten i pm3: modellen förutsätter att det går att bygga förvaltning uppifrån och ner, men den ignorerar den komplexa verklighet som kommuner, regioner och myndigheter faktiskt befinner sig i. När objekten blir för stora blir inte modellen ett stöd, utan en belastning.
I pm3 är förvaltningsobjektet den högsta enskilda nivån. Ovanför detta finns inte något styrande lager, utan bara förvaltningsobjektarkitekturen (FOA). Och FOA är inget styrforum – det är en "kartbild" över relationer och samband mellan objekten. Den fångar inte upp mellannivåer eller ansvar som spänner över flera objekt (tanken är att portföljer ska hantera det, men även de tenderar att bli för stora). Det gör att organisationer ofta felaktigt förväntar sig att FOA ska fungera som ett slags metanivå, men i praktiken lämnas stora styrningsfrågor helt obesvarade.
Resultatet blir att man klumpar ihop gigantiska objekt som Social omsorg, Utbildning eller Stadsutveckling. Det ser snyggt ut i modellen men blir ohanterligt i verkligheten. En förvaltningschef eller IT-direktör ska plötsligt äga frågor som spänner över hundratals system, processer och tjänster. Det är inte bara orimligt – det är direkt kontraproduktivt. Förvaltningsobjekten blir så omfattande att de tappar sitt syfte: att skapa tydlighet och styrbarhet.
Ytterligare läsning om pm3
Vill du fördjupa dig mer i pm3 och hur modellen kan användas i praktiken? Här hittar du fler artiklar som belyser olika aspekter av pm3, från vanliga fallgropar till hur du undviker otydliga roller och dubbelstyrning.
Fel ansvar på fel nivå
En annan konsekvens är att ansvar hamnar hos roller som inte är lämpade för det. När mandat, budget och prioriteringar centraliseras till de högsta ledningsnivåerna förväntas personer som egentligen ska styra på en strategisk nivå fatta beslut om detaljerade förvaltningsfrågor. De saknar ofta tid, intresse och kunskap för sådant.
Det är här pm3 blir en belastning snarare än en hjälp. I stället för att skapa ägarskap nära verksamheten flyttas ansvaret bort från de som faktiskt kan frågorna. Förvaltningsledare, systemförvaltare och verksamhetschefer blir reducerade till utförare utan verkligt mandat. Samtidigt fastnar högsta ledningen i detaljdiskussioner de varken hinner eller vill äga.
Mötesdöden – när alla måste vara med överallt
När objekten blir för stora skapas en mötesdöd. Forum fylls med deltagare som egentligen inte har något att bidra med, men som förväntas vara där eftersom objekten spänner över allt. Ärendena staplas på varandra, agendorna blir kilometerlånga och alla frågor, stora som små, ska trängas i samma beslutsrum.
Detta leder till att de högsta cheferna tvingas sitta i operativa diskussioner om systemuppgraderingar eller användarstöd, samtidigt som de strategiska frågorna inte hinns med. I stället för att skapa ordning producerar pm3 forum på fel nivåer. Få forum, överlastade och ineffektiva, där ingen egentlig prioritering kan göras. Det blir forum för allt – och därmed forum för ingenting.
Varför det inte fungerar i praktiken
När förvaltningsobjekten blir för stora sker fyra saker:
-
Detaljnivån går förlorad. Verksamhetsnära frågor drunknar i breda agendor.
-
Ansvar hamnar på för höga nivåer. Chefer utan kompetens i system- och förvaltningsfrågor ska fatta beslut de inte förstår.
-
Prioriteringar blir politiska. När beslutsunderlag blir för breda ersätts fakta med positionering.
-
Förvaltningen blir reaktiv. I stället för långsiktig styrning fastnar man i brandsläckning på system- och verksamhetsnivå.
Det är därför fler och fler organisationer ifrågasätter varför man ska hålla fast vid pm3 i sin nuvarande form. För problemet är inte att förvaltningsmodeller i sig är dåliga. Problemet är att pm3 saknar de nivåer som behövs för att spegla verkligheten.
Vägen framåt – från monolit till familj
I stället för att försöka pressa in gigantiska områden i enskilda objekt måste organisationer våga tänka nytt. Det handlar om att dela upp objekten i objektsgrupper och objektfamiljer som gör ansvar hanterbart och begripligt. På så vis kan man skapa naturliga kopplingar mellan system, processer och verksamhetsdelar utan att alla frågor samlas i samma forum.
Det gör också att ansvar kan delegeras neråt i organisationen. Förvaltningschefer och områdeschefer kan äga sina frågor utan att allt centraliseras till högsta ledningen. På så vis kan de strategiska frågorna fokusera på riktning, prioritering och resurser – medan operativa frågor hanteras där kompetensen finns.
Nästa steg?
Om din organisation står inför digitala utmaningar och vill gå från tanke till verklig nytta – kontakta oss för en vidare dialog.
